Sous l'autorité du responsable de service Vie Associative, vous aurez pour missions de contribuer à la mise en œuvre de la politique municipale de soutien aux associations et de participer à son élaboration.
Vous apporterez une aide constante au responsable de service et aux élus, dans la gestion quotidienne des missions opérationnelles du service, l'élaboration et le suivi des dossiers et des projets.
Vos missions portent sur plusieurs axes :
- Gestion administrative :
Assurer la gestion administrative quotidienne du service (email, suivi de courriers, etc.),
Rédaction de documents administratifs divers (notes, courriers, compte-rendu, dossiers de direction, conventions.),
Tenue de plannings divers, rédaction et suivi de tableaux de bord,
Organisation du classement et suivi de l'archivage,
Organisation et préparation des réunions, gestion des agendas (responsable et élue),
Suivi des congés du service,
Organisation et suivi d'actions évènementielles portées par le service et la commune,
Mise à jour des informations relatives à la vie du service : logiciel de gestion, annuaire des associations,
Suivi de l'occupation des locaux : planification et optimisation,
Suivi des permanences et de la régie du service.
- Accueil du public :
Accueil physique et téléphonique, et renseignement du public fréquentant les locaux.
- Associations :
Relations avec les associations : accompagnement aux démarches administratives, renseignements divers, aide à l'utilisation du compte asso,
Gestion des plannings d'occupation de salles et des demandes de manifestations,
Suivi des temps d'échanges associatifs,
Suivi et organisation du Forum des associations, du Téléthon et des animations portées par la commune.
Profil recherché :
Une formation administrative serait souhaitée,
Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales,
Connaissance de la réglementation propre à la vie associative (Loi 1901),
Connaissance des réseaux associatifs,
Maîtrise des techniques de secrétariat, savoir rédiger et avoir une bonne maîtrise du français,
Savoir analyser et rendre compte,
Maîtrise des logiciels de bureautique,
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
Rigueur et sens de l'organisation, disponibilité et réactivité,
Sens du service public,
Capacité d'adaptation et de polyvalence.
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