Assistant(e) de direction – direction générale

Mission

s de secrétariat:

– Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques, traitement du courrier et des mails, gestion et suivi des parapheurs de la direction .

– Organisation, gestion et planification des activités de la Directrice Générale et de la Directrice Générale Adjointe en lien avec les différentes parties prenantes internes au GHT et du territoire (ARS, DD94, DD91, collectivités et partenaires hospitaliers …).

– Constitution des dossiers en lien avec l’agenda, mise en forme et vérification des documents (courriers, présentations PowerPoint …).

– Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction Générale.

– Suivi des enquêtes et sollicitations des divers organismes de tutelles et des associations auxquelles le CHIV est adhérent (FHF, ORSNP …).

– Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions .

– Gestion logistique : réservation de salle, organisation de déjeuner de travail, déplacement, visite, conférence, événement .

– Archivage numérique et papier des dossiers.

– Gestion des stocks de fourniture

– SAV photocopieur.

Autres missions:

-Secrétariat d’instances en lien avec le/la Responsable des Affaires Générales (Conseil de Surveillance, Directoire, Comité de Direction, Exécutifs de pôle, Comité Stratégique) : plannings, organisation, préparation des ordres du jour, convocation, suivi des instances (quorum…), des dossiers et de la salle.

– Suivi des appels à projet en lien avec le/la Responsable des Affaires Générales, les directeurs et services concernés.

– Gestion des ordres de mission et des demandes de congés de l’équipe de Direction en GHT avec reporting sur les tableaux.

– Suivi des plannings de garde des administrateurs en lien avec le/la Responsable des Affaires Générales .

-Autres missions relatives à la direction générale de l’établissement sur demande de la Directrice générale, de la Directrice générale adjointe ou de la Secrétaire générale