Finalité : Assurer la gestion administrative commerciale et comptable, en relation quotidienne avec l'équipe commerciale et le Responsable administratif et financier.
1. Missions de suivi administratif :
- Gérer les dossiers administratifs lors de l'ouverture de compte des nouveaux clients (contrats, questionnaires HQSE, CGV, KBIS, RIB, .)
- Créer les nouvelles fiches clients sur le logiciel d'émission de facture Sage
- Gérer les synchronisations entre l'émission de factures Sage et le logiciel de commande clients Deestree
- Mettre en place et suivre les EDI clients
- Validation, comptabilisation et envoi des factures sur SAGE selon le biais de transmission choisi par le client : courriers, mails, EDI. (Echange de Données Informatisées)
- S'assurer de la bonne réception des factures selon le format exigé par le client,
- Assurer le Suivi des factures électroniques par EDI : recherche des GLN client, commander par, livrer à, facturer à INDISPENSABLE pour la réforme des factures électroniques 2026/27.
- Mettre en place un suivi hebdomadaire des relances clients : degré de relance, LAR, relances téléphoniques.
- Créer des états récapitulatifs de compte par client mensuellement.
- Réception et traitement du courrier client notamment des notes de crédit et débit client dans les délais, .
2. Missions commerciales (ADV) et comptables :
- Etablir la facturation journalière et envoyer les factures aux clients -> S'assurer de la bonne réception des factures selon le format exigé par le client.
- Suivre les règlements clients et relances clients
- Gérer les litiges clients : détection et saisie des litiges sur le logiciel de facturation SUN ( qualité, transport, manquants, .) afin d'émettre les avoirs et factures complémentaires le cas échéant.
- Suivre les comptes clients / Pennylane.
- Suivi administratif des renouvellements des contrats de vente ou contrats cadre avec les différents clients en fonction des nouvelles négociations commerciales.
- Répondre aux questions des clients et aux commentaires des consommateurs
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