RESPONSABILITÉS :
Les activités
Hors remplacements :
- Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés.
Remplacements :
• Accueil physique :
Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation.
• Accueil téléphonique :
- Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC.
- Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées.
• Gestion des sorties :
- Gestion du suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation ou de la consultation.
- Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies...
• Programmations opératoires :
- Programmation des interventions et hospitalisations.
• Gestion des dossiers :
- Gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI.
• Frappe :
- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux.
- Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus.
• Tâches administratives
- Préparation et participation éventuelles à des réunions.
- Tableaux de garde.
- Gestion des fournitures de bureau.
- Gestion des fax, du courrier (tri et distribution).
- Commandes de fournitures, imprimés.
PROFIL RECHERCHÉ :
Vos diplômes
• Diplômes ou formations :
BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux.
• Prérequis :
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, ...),
Bonne connaissance du vocabulaire médical,
Bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication,
Bonne technicité informatique.
Savoir-faire requis
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire,
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence,
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone,
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles,
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau,
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
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