Chargé(e) de relation et de service à l'usager

RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Assurer la réception, la réponse ou la diffusion dans les services concernés des courriers électroniques dans le respect des engagements Quali-ATE (délai de transmission aux services compétents, renseignement des tableaux de suivi, fiches de procédures…)

Assurer un suivi attentif des courriels de réclamations et des demandes "urgentes" (risque sécurité ou perte de droits) en lien avec le responsable du bureau des relations usagers et dans le respect des engagements Quali-ATE (délai de transmission aux services compétents, renseignement des tableaux de suivi, fiches de procédures…)

Assurer la réponse ou la bonne orientation des saisines par voie électronique (SVE) des internautes en lien avec le chef de pôle relation usagers et dans le respect des engagements Quali-ATE (délai de transmission aux services compétents, renseignement des tableaux de suivi, fiches de procédures…)

Aider de l’agent courrier dans ses missions quotidiennes si besoin et en cas d’absence

Réceptionner, trier, orienter, mettre sous pli, affranchir et expédier le courrier et les colis.
Réceptionner, identifier, orienter le courrier réservé et les réclamations
Accompagner les services de la préfecture, du SGAR ou des Directions Départementales Interministérielles pour l’envoi de leur courrier ou de leur colis

Assurer une polyvalence et travail en collaboration avec les médiateurs du point d'accueil numérique des étrangers et France Titres afin d'assurer le téléphone en cas de besoin

Répondre aux sollicitations des usagers par téléphone dans le cadre de la permanence téléphonique du PAN
Faciliter l’accueil des usagers ayant des difficultés dans la maîtrise de la langue française et dans l’écrit.
Assurer le suivi de l’activité du PAN et PAN EMERAUDE via les tableaux de suivi.

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le bureau des relations avec les usagers exerce deux types de mission:

1) les activités de la préfecture ayant trait à l’accueil des usagers (accueil général, courrier, point numérique),

2) la démarche qualité.

Composition et effectifs du service :

1 chef de service/référent qualité, 1 chef de pôle relation usagers, 1 hôtesse d’accueil, 1 gestionnaire du courrier, 1 chargé(e) de relation et de service à l’usager et 3 médiateurs numériques

Liaisons hiérarchiques :

Le chef de pôle relation usagers, la cheffe du bureau des relations avec les usagers, le directeur du secrétariat général commun départemental

En lien direct avec la cheffe du bureau des relations avec les usagers pour le suivi des courriels de réclamations et des demandes "urgentes" ainsi que pour les missions en lien avec l'agent courrier

Liaisons fonctionnelles :

Les services préfectoraux.