Gestionnaire des instances (h/f)

RESPONSABILITÉS :

📄 Type de contrat : CDD de 4 mois RENOUVELABLE
La personne recrutée aura en charge l'organisation et le secrétariat d'une instance de dialogue social de l'Université de Lille, de la rédaction de la convocation à sa diffusion accompagnée des documents de travail, de l'organisation logistique de la réunion (préparation de la salle, organisation des réunions en visioconférence) à la rédaction du compte-rendu de séance.
Par ailleurs, la personne recrutée participera à l'activité du service, notamment à l'occasion de l'organisation des élections professionnelles de décembre 2026.
🎯 Vos activités principales :
- Organisation de réunions en présentiel et en visioconférence : édition et diffusion des convocations, édition des listes d'émargement, gestion des procurations, organisation logistique de la salle, diffusion des documents de travail (GED), préparation des dossiers de travail, rédaction des compte-rendus
- Participation à l'organisation des élections professionnelles : assistance aux électeurs pendant la période du scrutin électronique
- Archivage des documents liés aux instances de dialogue social de l'Université de Lille et aux élections professionnelles

PROFIL RECHERCHÉ :

🤝 Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :
- Organisation et fonctionnement des universités
- Connaissances générales des ressources humaines
- Connaissance des statuts des personnels de l'université et de ses instances
🤝 Savoir-faire opérationnels :
- Savoir organiser son activité et respecter un calendrier
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Travailler en équipe
- Savoir prioriser ses activités
- Savoir rendre-compte
- Utiliser les outils bureautiques courants
🤝 Savoir-faire comportementaux :
- Rigueur, fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Savoir travailler en équipe
- Savoir dialoguer avec les multiples acteurs, notamment les représentants des personnels