Mission :
Apporter un support organisationnel et administratif à la Cellule de Coordination des Programmes et aux équipes de deux projets du GANIL (« SAGA » et « CYREN »).
Activités :
• Prendre en charge le secrétariat courant de la Cellule de Coordination des Programmes : organiser des réunions, gérer les courriers et les ordres de mission, suivre le calendrier annuel des opérations, des instances et des événements
• Organiser les réunions projets (comités de pilotage, équipes projet, comités techniques, etc.) : mettre en place une planification annuelle et un rétroplanning, convoquer les participants, gérer la logistique, rédiger les compte-rendus
• Participer aux réunions de comités de pilotage et rédiger les compte-rendus
• Mettre à jour les tableaux de bord des projets et assurer le suivi des actions
• Gérer la documentation des projets : administrer la base documentaire, mettre en place l'arborescence, mettre à jour les documents, suivre les validations et accompagner les utilisateurs
• Diffuser de l'information en interne et en externe (comptes-rendus, relevés de décision, procès-verbaux…)
• Organiser des déplacements et des visites au sein du laboratoire
• Saisir et suivre les demandes d'achats et dépenses des projets dans le système de gestion (SAP)
• Participer au suivi des dépenses liées aux projets
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