Mission :
L’accueil et communication
Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents relatifs au suivi des dossiers des personnes accompagnées.
Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques.
La gestion des Ressources Humaines
Participer à la gestion administrative des dossiers salariésLa gestion comptable
Tenir et contrôler la caisse établissement)
Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement
Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents
Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
Suivre la participation hébergement des résidents
La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées
Gérer les dossiers administratifs de l’usager et suivre les échéances administratives
Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l’activité en lien avec le service comptabilité du siège
Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l’aide sociale à l’hébergement
Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire …)
La participation à la vie de l’établissement
Participer à l’organisation des évènements
Participer aux réunions pluridisciplinaires
Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel
Se situer et agir au sein d’une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l’accompagnement
Concevoir, élaborer et mettre en œuvre des actions dans le cadre du projet d’établissement
Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d’informations
Participer à une veille permanente à l’évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
Développer et s’impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles
Participer à la démarche qualité
Participer à des groupes de travail
Intervenir et alerter en cas d’urgence
Compétences métier : Gestion administrative ; planification des activités ; Rédaction et conception de documents ; Gestion de budget
Compétences transversales : Communication ; partage et transmission de l’information ; Utilisation des outils informatiques ; Connaissance de la réglementation propre à son domaine d’activité ; Gestion de projet ;
Reporting ; Relation avec les prestataires extérieurs ; Appui et conseil des établissements et services ; Connaissance du secteur médico-social
Compétences relationnelles : Maîtrise des émotions et gestion des conflits ; Adaptabilité ; Discrétion et confidentialité ; Leadership ; Distanciation professionnelle ; Capacité d’écoute et de communication ; Capacité d’initiative ; Esprit d’équipe ; Réactivité
Diplôme : Bac à BAC+3 selon expérience (Gestion des entreprises ou équivalent)
Profil :
En référence à la loi 2002-2 du 02/01/2002 qui précise dans son article 3 que : « L’action sociale est conduite dans le respect de l’égale dignité de tous les êtres humains avec l’objectif de répondre de façon adaptée aux besoins de chacun d’entre eux », le professionnel agit suivant le cadre légal et assure ses missions en conformité avec le projet institutionnel, stratégique, de la Fondation et le projet d’établissement de la structure dans laquelle il intervient.
L’assistant administratif agit sous la responsabilité de l’équipe de direction du pôle. Dans le respect des textes et procédures applicables, l’assistant administratif assure en collaboration ou en autonomie.
Lieu du poste : En présentiel
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