Description du poste L’ADMR recrute un(e) assistant(e) de gestion afin de renforcer les équipes de deux associations : Rochefort et La Rochelle. Les jours de travail seront déterminés selon les besoins des associations et pourront donc varier. L’organisation des congés se fera en concertation avec les autres membres de l’équipe, dans un esprit de collaboration et de solidarité. La personne recrutée devra ainsi faire preuve d’un excellent esprit d’équipe et d’adaptabilité. Le poste est à temps plein, sans indemnisation des frais de transport. Horaires de travail : 9h00 à 12h30 13h30 à 17h00 La tenue d’une plateforme téléphonique sera également assurée certains week-ends, à raison de trois week-ends par an. Les missions principales de l’assistant(e) de gestion à l’ADMR porteront sur la maîtrise et le suivi des ratios de gestion, notamment à travers l’élaboration des plannings des salariés d’intervention. La planification devra prendre en compte plusieurs paramètres, tels que : les kilomètres parcourus par les intervenants, la modulation du temps de travail, les compétences et disponibilités de chaque salarié, les besoins spécifiques des clients, ainsi que le nombre d’heures attribué à chaque bénéficiaire. L’assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l’animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération ADMR de Saintes. Il participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l’association auprès des différents publics. Assure une mission généraliste : · Assurer l’accueil physique et téléphonique · Veiller à la qualité de l’environnement des lieux d’accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité) · Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d’activité · Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés. Gestion administrative du personnel de l’association : · Assiste le président(e) de l’association dans l’accomplissement de sa mission. · Constitue le dossier d’embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d’embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail…) · Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l’exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants…) · Maintient à jour le registre unique du personnel · Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l’association · Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral · Assure le suivi de la modulation du temps de travail · Veille au respect des affichages obligatoires Gestion des interventions à domicile (En collaboration étroite avec les responsables de l’association) : · Participe au choix des intervenants · Etablit le planning des salariés d’intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service · Veille à l’optimisation des moyens d’intervention mis en œuvre entre la demande d’intervention et l’offre proposée · Edite et envoie les propositions de contrat de prestation · Suit la prestation durant toute l’exécution du contrat de prestation · Assure le suivi des interventions par télégestion · Répond aux observations des clients · Veille à l’application des procédures qualité, participe à l’amélioration continue de son service · Effectue des visites à domicile et des présentations d’intervenantes Gestion financière (En collaboration avec les responsables de l’association) : · Participe au recouvrement des factures · Effectue les enregistrements comptables Missions transverses : · Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails…) · Contribuer aux projets de développement ou d'évolution du service / de l'établissement · Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exercé · Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial…) · Rechercher des informations et veiller à leur actualisation Profil recherché Compétences techniques : · Maîtriser l’expression orale et écrite · Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux · Connaître l’organisation interne de la structure, ses circuits d’information, ses activités et ses partenaires · Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives) · Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires…) · Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes Compétences sociales : · Adopter un positionnement professionnel adapté · Faire preuve d’écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs · Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s · Travailler en équipe, coordonner son action · Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter Compétences organisationnelles : · Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité · Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper · Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes · Avoir le sens de l’observation et de l’analyse · Avoir le sens de l’organisation et définir les priorités · Faire preuve d’autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle ) · Contribuer à la qualité du service rendu · S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue · Agir en cohérence avec les orientations de la structure · Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)
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