Chargé d'accueil et secrétaire h/f (h/f)

SOLIHA recherche un(e) chargé(e) d'accueil et secrétaire pour l'accueil de son agence immobilière sociale (AIS).

Accueil
* Accueil du public venant à l'AIS à Besançon
* Gestion de la boîte email « contact » de l'AIS
* Orientation du public vers les autres salariés du pôle « AIS », au besoin
* Gestion du standard téléphonique du pôle « AIS »
* Tenue à jour du document de suivi des appels
* Encaissement des loyers en espèces et par carte bancaire
* Transmission des chèques remis par les usagers au service « comptabilité »
* Gestion de l'affichage et de la présentation des supports d'information sur les activités du pôle « AIS » et de l'association

Secrétariat
* Gestion du courrier (relevé quotidien dans la boîte aux lettres, enregistrement, tri et distribution)
* Rédaction de courriers et mise sous pli
* Scan et téléchargement dans la gestion électronique des documents du logiciel ICS de tous les documents reçus des locataires et des propriétaires et envoyés à ceux-ci
* A la demande des locataires, envoi à ces derniers de quittances de loyer ou d'autres documents
* Lors de la réception d'un préavis de départ, envoi d'un courrier d'information au propriétaire, à la Trésorerie, à la CAF et à l'assurance, saisie du préavis de départ dans le logiciel ICS, programmation avec le locataire de l'état des lieux de sortie, renseignement du tableau de suivi et transmission de l'information à l'ensemble de l'équipe
* Traitement des demandes de mise en place et de modification des prélèvements SEPA
* A réception, saisie des attestations d'assurance habitation et des attestations d'entretien de système de chauffage dans le logiciel ICS
* En cas de sinistre nécessitant une intervention urgente, envoi des courriers de déclaration de ce dernier aux assurances
* En cas de sinistre nécessitant une intervention urgente, sollicitation du professionnel de l'association en charge du suivi de ce type de travaux et déclaration dans le logiciel Collab
* A réception, transmission de l'ensemble des factures au service « comptabilité » pour mise en paiement
* Classement et archivage

Divers
* Soutien à la programmation et au suivi de la réalisation annuelle des relevés de compteur
* Soutien au reste de l'équipe dans la réalisation de visites de logements et d'états des lieux
* Soutien au reste de l'équipe dans la préparation de la Commission d'Attribution de Logements du Doubs (collecte des informations manquantes et organisation des visites de logements)

Formation :
* Niveau 5 minimum en immobilier (BTS Professions immobilières) ou gestion administrative
* Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques
* Maîtriser le logiciel métier ICS sera un atout à la candidature
* Permis de conduire souhaité

Qualités requises :
* Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
* Aisance orale et écoute active
* Capacité à argumenter face aux locataires, aux propriétaires et aux partenaires et à gérer les situations de tension
* Maîtrise des techniques de médiation
* Posture professionnelle, distance adaptée à l'égard des locataires et des propriétaires, de la direction de l'association et de ses autres salariés
* Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s'adapter aux situations d'urgence
* Rigueur
* Capacités rédactionnelles
* Esprit de synthèse
* Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives
* Discrétion
* Capacité d'adaptation
* Polyvalence