Assistant(e) administratif(ve)

Groupe RIFSEEP: 2


Vos activités principales:

Au sein du bureau budget administration (BBA), vous effectuerez des tâches variées:
Pour la partie secrétariat

- Assister le chef BBA dans ses missions

- Apporter un soutien administratif aux responsables du GSOE

- Mettre en place et actualiser les délégations de signature du CEGN et du GSOE pour la partie concernant le BBA

- Gérer et administrer la messagerie organique du BBA

- Tenir à jour le recueil des actes administratifs du GSOE

- Tenir les archives du BBA

- Assurer l’accueil physique, mail et téléphonique des entités en lien avec le CEGN (écoles, centres, GSOE, personnels extérieurs…)

- Gestion administrative des dialogues de gestion

- Assurer les réservations des salles visio et en parallèle créer les codes visio via Webex

- Vérifier et mettre à la signature les autorisations de prise en subsistance (APS) et les différents ordres de mission (individuel, collectif et international)

- Répondre aux différentes sollicitations des personnels du CEGN et des centres notamment sur le paiement des ordres de missions

- Prévenir le poste de sécurité de l’arrivée des visiteurs (fournisseur, candidats…)

- Prendre en charge les commandes de fournitures du BBA

- Assurer le suivi de la reprographie au sein du CEGN en lien avec CFC

- Saisir les ordres de mission internationaux pour le CEGN et les centres qui y sont attachés

- Contrôler les ordres de mission individuels et collectifs du CEGN et les envoyer au centre administratif et financier du Blanc pour mise en paiement.


Pour les autres missions:

- En renfort SMC:Gérer les réservations des déplacements des militaires via la plateforme TACITE et mettre en place les allocations correspondantes

- En renfort SMC: Gérer les renouvellements, la mise à disposition et le suivi des cartes de circulation sécurisées des gendarmes ainsi que les cartes de circulation familles

- Préparer l’accueil des nouveaux arrivants au sein du BBA (SF, MC)

La polyvalence est attendue sur l’ensemble des missions du bureau

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Assistant administratif/secrétariat

Composition et effectifs du service

Le BBA est dirigé par un 1N1A et est composée de deux sections:
- La section finances: 4 militaires – 3 civils
- La section marchés conventions: 2 militaires – 3 civils

Liaisons hiérarchiques

chef de bureau / officier adjoint soutien finances / chef GSOE / commandant des écoles

Liaisons fonctionnelles

Le BBA des écoles et des centres de formation