Office manager (h/f)

Rejoignez une Fintech à fort potentiel, au cœur de l’innovation financière !
Chez CALIXYS, nous construisons l’avenir des logiciels financiers. Scale-up française en pleine croissance, nous développons des solutions SaaS de pointe pour automatiser la réconciliation des données financières (Cash, Securities, FX, Accounting…) et faciliter la certification des comptes.
Nos clients ? Des ETI, PME et grands groupes internationaux issus de secteurs variés (Banque, Assurance, Industrie, E-commerce, CIB…). Notre force ? Une équipe experte, une proximité client, et une technologie robuste adoptée sur plusieurs marchés.
Garant de la fluidité, de la rigueur et de l’efficacité de la gestion quotidienne administrative & RH de l’entreprise.
Nous cherchons bien plus qu’un(e) Office Manager : un(e) profil polyvalent pour un poste clé avec une vue à 360° sur l’organisation, sous la supervision directe du CEO.


Vos responsabilités

* Administratives et Comptables :

· Gérer les locaux et les prestataires (bailleurs, entretien, sécurité, etc.)


· Veiller à la bonne tenue des locaux et au respect des règles de vie, santé et sécurité

* · Contribuer à la communication interne (événements, réunions, sensibilisation)

· Gérer les documents administratifs (classement, traitement, transmission)
· Suivre les relations fournisseurs : contrats, commandes de fournitures


· Organiser les déplacements professionnels

* · Collecter, archiver et transmettre les pièces comptables au cabinet

· Mettre à jour l’échéancier des paiements et préparer les virements
· Suivre et lettrer les écritures comptables clients/fournisseurs sur Sellsy
· Facturation clients : créer les factures d’abonnement mensuels, bons de commande, tableaux de suivi, et relance clients en lien avec le pôle PS et Business


Ressources Humaines

* · Participer à la politique RH en lien avec la direction

· Élaborer les procédures RH et garantir leur conformité légale


· Superviser la gestion de la paie, contrats, absences en lien avec notre cabinet comptable

* · Gérer les recrutements (sourcing, entretiens, onboarding)

· Suivre les entretiens annuels et plans d’action


· Mettre en place le plan de formation, relations avec l’OPCO, suivi administratif

* · Assurer la bonne communication interne/externe RH

· Tenir à jour les dossiers du personnel et les registres réglementaires


· Mettre à jour le DUERP et suivre la conformité hygiène/sécurité

* Profil recherché : un esprit structuré, autonome & rigoureux


Formation & parcours

* Bac+3 à Bac+5 en gestion PME, école de commerce
* Expérience de 3 à 7 ans sur un poste similaire, avec des responsabilités transverses (Office Manager, Responsable Administratif, Responsable RH dans une PME…)
* Une expérience en startup ou scale-up est un vrai plus : vous êtes à l’aise pour structurer, organiser, et prendre des initiatives sans dépendre d’une hiérarchie lourde
* Une exposition au secteur tech ou logiciel est appréciée (avec une connaissance de la convention SYNTEC)


Organisation & gestion

* Excellente gestion des priorités, sens du détail et rigueur dans le suivi administratif, RH et financier
* Bonne compréhension des obligations légales RH, comptables et sociales
* Capacité à piloter des prestataires, suivre des contrats, et gérer des projets transverses


Communication & posture

* Très bon relationnel : vous savez dialoguer aussi bien avec le CEO qu’avec les prestataires ou les collaborateurs
* Discrétion, fiabilité, sens de la confidentialité
* Capacité à structurer, formaliser et documenter les process
* Vous êtes un(e) facilitateur(trice) dans l’équipe : orienté(e) solutions, moteur, engagé(e)


Motivation & mindset

* Envie de contribuer activement à la structuration d’une entreprise en croissance
* Volonté d’avoir un rôle central, en contact avec tous les métiers
* Goût pour la polyvalence et les environnements où l’on apprend en continu
* Appétence pour les sujets RH, administratifs, comptables, et la vie d’entreprise au sens large

Ce que nous vous offrons : plus qu’un poste, une vraie place dans l’équipe


Vos avantages

* Un environnement de travail bienveillant, moderne et stimulant
* Rémunération attractive selon profil (fixe + variable)
* Tickets restaurants, événements d’équipe, outils modernes
* Des responsabilités larges et transversales, un rôle à fort impact

Le processus de recrutement : rapide, clair et humain

* Call de découverte avec Sandra (Responsable Administratif et RH )
* Entretien visio avec Olivier (CEO)
* Entretien final dans nos locaux, pour se projeter concrètement ensemble