Assistant administratif service population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un besoin saisonnier. Le contrat proposé ne peut excéder 6 mois, pendant une même période de 12 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La communauté de communes recrute un agent administratif en renfort sur le pôle service à la population et notamment pour le service petite enfance, enfance et jeunesse dont les missions principales sont:
- Suivre les dossiers administratifs des services petite enfance, enfance et jeunesse
-Veiller à la communication et à la diffusion des informations au sein des services ;
-Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers et des projets. Missions / conditions d'exercice Descriptions des activités :

-Assurer la rédaction, le suivi, le classement et l’archivage des courriers et courriers électroniques des services, des comptes rendus de commissions et de réunions, des conventions et tous autres documents émanant des services ;
-Superviser et contrôler le bon fonctionnement du logiciel de gestion (gère la validation des comptes du portail familles, contrôle les documents et des accès, édition de documents, lien conseiller numérique) ;
-Traiter, contrôler la facturation enfance, jeunesse et s’assurer du suivi ;
-Rédiger différentes pièces administratives, comptables, dossiers de subvention, procédures ;
-Assurer un accueil physique et téléphonique ;
-Collecter les pièces justificatives, suivre, relancer et accompagner individuellement les familles dans la constitution des différents dossiers administratifs ;
-Participer aux différentes réunions des services en fonctions des besoins ;
-Assurer une veille documentaire sur les thématiques petite enfance, enfance et jeunesse ;
-Effectuer un tri des candidatures et préparer un planning d’entretiens (stages et contrats); Profils recherchés Prérequis
-Connaissance de l’outil informatique ;
-Compétences administratives et financières ;
-Maîtrise les outils informatiques (logiciel de gestion, word, excel, web) ;
- Mise en œuvre de projets ;
-Maîtrise des procédures ;
-Techniques de recherche documentaire ;
-Prise de notes,
-Techniques d’optimisation et de gestion du temps (gérer les priorités en lien avec ses missions).

Capacités liées à l’emploi
-Réactivité, anticipation, aptitude à la négociation et facilités relationnelles, communication ;
-Intérêt pour le service public et ses dimensions éducatives ;
-Aptitude organisationnelle.
- Prise d’initiative. Esprit de synthèse ;
-Compétences rédactionnelles.

-Relations fréquentes avec le public ;
-Travail en équipe au sein des services ;
-Relation avec l’ensemble des services ;