Agent administratif polyvalent guichet unique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein du Guichet Unique du Pôle Ville Citoyenne, vous serez essentiellement chargé(e) d’assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des usagers en sachant les orienter et les informer sur les offres des services à la population et en traitant les démarches administratives liées. Missions / conditions d'exercice Pour cela, vous serez principalement amené(e) à :
•Assurer la prise en charge du public par un accueil et des renseignements de qualité
•Etablir les actes et tenir les registres d’état civil
•Gérer les procédures administratives (concessions cimetière, liste électorale, recensement, mariage…)
•Gérer les services à la famille (inscription, réservation, paiement)
•Assurer la diffusion de l’information (affranchissement, tournée coursier…)
Vous pourrez également être sollicité pour apporter votre concours dans l’organisation et la tenue de manifestations protocolaires (mariage, médailles du travail, 8 mai, 11 novembre…) Profils recherchés Dimension Humaine :
Etre polyvalent sur les activités du service
Répondre aux usagers en visant une qualité de l’accueil par une attitude chaleureuse et accueillante
Être méthodique, organisée, rigoureuse,
Partager les informations auprès des collègues
Respecter le secret professionnel
Avoir le sens du service public
Faire preuve de discrétion
Travailler en équipe

Dimension Environnement :
Ecouter et répondre aux besoins des familles et aux attentes des orientations politiques définies
Orienter et renseigner l’usager, éventuellement l'accompagner par la connaissance des différents services de la mairie
Connaitre le fonctionnement et les règlements des différents services du pôle Ville éducative
Connaitre le fonctionnement et les règlements de l’Administration Générale
S’adapter aux changements horaires, être disponible, remplacer les collègues absents
Gérer des encaisses
Accueillir le public et assister l'élu pour les cérémonies de mariages, PACS, parrainage civil et noces (d’or et diamant)
Etablir un bon relationnel avec les élus, services, associations, prestataires, administrations, entreprises
Assurer la tournée des administrations

Dimension Technique :
Rédiger et gérer l’envoi de courriers, mails, fax
Maitriser les outils informatiques du service particulièrement les logiciels métiers
Construire des dossiers d’inscriptions et de préinscriptions
Actualiser les composants des dossiers des familles.
Utiliser un standard et répondre au téléphone
Constituer et tenir les registres administratifs
Contribuer à la tenue des archives communales et à leur accès
Etablir les actes d’Etat Civil, les dossiers de mariage, PACS, noces, parrainage, avis de mention
Célébrer les mariages
Délivrer les autorisations d’inhumation, de crémation, de fermeture de cercueil et gérer les locations, renouvellements et achats de concessions funéraires
Assister le chef du service dans la gestion des élections (inscriptions, tenue et révisions des listes électorales et organisation des scrutins électoraux)
Conduites et déplacements ponctuels divers, distribution de plis en nombre et de courriers dans les services et administrations
Tenir les différents registres de la collectivité

Dimension Economique :
Contribuer en toutes pratiques à la recherche d’efficience de l’action publique
Connaitre les familles en impayés et dans l’impossibilité de réservation
Optimiser les déplacements et gérer l’approvisionnement en carburant du véhicule