Qui sommes-nous ?
La direction du numérique pour l'éducation (DNE) a pour mission l’impulsion et l’accompagnement de la transformation numérique du système éducatif au bénéfice de l’ensemble de la communauté éducative (personnels des établissements, élèves, parents, collectivités…) ainsi que des agents.
Nous rejoindre, c’est intégrer une direction aux missions variées et à fort impact et participer à un enjeu sociétal et bénéfique à 1,1 million de personnels et 13 millions d’élèves.
C’est travailler en agilité, laissant place à l’autonomie et la créativité de chacun.
C’est bénéficier d’une organisation de travail souple et facilitée par la possibilité de télétravailler
Vos missions
Rattaché(e) directement à la cheffe de cabinet, vous assurez le secrétariat de la direction du numérique pour l’éducation (le directeur et ses 2 adjoints).
Il s’agit d’un rôle central d’appui, de coordination et de sécurisation du fonctionnement de la direction.
Vous contribuez, par votre positionnement transversal, à la fluidité des échanges, à la fiabilité des processus administratifs et à la qualité de l’organisation du travail de l’équipe de direction.
Les missions principales sont les suivantes :
1. Assister le directeur et ses adjoints dans l’exercice de leurs fonctions
* Gérer les agendas complexes du directeur et de ses adjoints, en hiérarchisant les priorités et en anticipant les échéances
* Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions, rendez-vous et instances
* Organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (convocations, réservation de salles, logistique)
* Gérer les déplacements professionnels (ordres de mission, réservations, suivi via CHORUS DT)
* Assurer le contrôle formel et la circulation des documents à signature, notamment via l’outil de parapheur électronique ELISE
2. Coordonner et réaliser les activités administratives du secrétariat de direction
* Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
* Gérer la messagerie fonctionnelle de la direction (tri, orientation, suivi des réponses)
* Réceptionner, enregistrer, diffuser et assurer la traçabilité des courriers et documents, sous format papier et numérique
* Veiller au respect des délais de traitement et de réponse
* Saisir, mettre en forme, reproduire et diffuser des documents administratifs et institutionnels, suivre la circulation des parapheurs via l’application ELISE
* Organiser l’archivage papier et numérique dans le respect des règles en vigueur
* Élaborer et tenir à jour des tableaux de suivi de l’activité
3. Contribuer au fonctionnement collectif et à la vie de la direction
* Assurer le soutien logistique de l’activité (fournitures, équipements, signalétique)
* Gérer les plannings prévisionnels de congés et contribuer à l’organisation des permanences
* Participer à l’organisation de séminaires, réunions élargies et événements internes
* Contribuer à l’accueil et à l’installation des nouveaux arrivants
* Assurer le lien avec les autres secrétariats de la direction, de l’administration centrale et des cabinets
4. Appui transversal et missions complémentaires
* Apporter un appui administratif sur des dossiers transversaux confiés par le directeur ou ses adjoints
* Participer à l’amélioration et à l’adaptation des processus administratifs de la direction
* Contribuer, le cas échéant, à la diffusion d’informations internes (rédaction de communications, contribution à la lettre interne DNE et à la mise à jour de supports partagés : annuaire, organigramme, espaces collaboratifs)
Votre profil
Vous maîtrisez (niveau expert) les techniques du secrétariat et les outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
À l’aise avec les environnements numériques, vous utilisez efficacement les logiciels métiers de l’administration : Elise (parapheur électronique), Chorus DT (frais de déplacement), Réponses (réponses aux questions parlementaires), …
Vous connaissez les règles et procédures internes, l’organisation ministérielle et les méthodes de classement et d’archivage papier ou numérique.
La connaissance du système éducatif, de la jeunesse, de l’enseignement supérieur, de la recherche et des sports constitue un atout.
Rigoureux(se), discret(ète) et efficace, vous savez allier organisation, méthode et gestion des priorités.
Votre aisance relationnelle, votre adaptabilité et votre réactivité vous permettent de travailler aisément en équipe comme en autonomie.
Enfin, vous bénéficiez d’une bonne capacité d’expression orale et écrite.
Conditions particulières d'exercice
Un déménagement de la Direction dans un bâtiment neuf à Gentilly (à 3 minutes à pied du métro Hôpital Bicêtre, ligne 14) est prévu à l’horizon 2027-2028.
Dans le cadre de notre politique d’égalité et de diversité, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Des formations à la prise de fonction et un accompagnement sont proposés afin de faciliter l’intégration et la montée en compétences sur les outils et procédures ministériels.
Notre processus de recrutement s’adapte au profil et au poste. Il comprend généralement :
1. Une prise de contact éventuelle (mail, téléphone ou visioconférence) pour mieux vous connaître.
2. Des échanges complémentaires possibles (mises en situation, tests techniques).
3. Un ou plusieurs entretiens individuels ou collectifs avec l’équipe encadrante et le bureau du pilotage RH.
4. Une intégration selon vos disponibilités et les besoins du service.
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