RESPONSABILITÉS :
L'université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Pharmacie.
En lien avec les responsables pédagogiques, le/la gestionnaire a pour mission d'assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrivée à l'université des étudiants du DFASP2, M2 SDM, à son départ.
Les missions sont les suivantes :
1. Gestion des inscriptions et de la scolarité administrative
• Mettre en œuvre le processus d'inscription :
• Organisation et gestion des campagnes de préinscription et d'inscription
• Gestion des dossiers de candidature
• Édition et diffusion des cartes d'étudiant
• Réponses aux sollicitations et collaborer avec les partenaires publics ou privés
• Délivrer les diplômes
2.Préparation et organisation de la rentrée universitaire
• Organisation des emplois du temps avec le responsable du diplôme
• Vérification de la concordance avec la maquette du diplôme
• Transmission des plannings au service de gestion des salles
• Gestion des annulations et reports de cours
• Répartition des étudiants dans les groupes
• Participation à la réunion d'information de rentrée
3. Information, accueil et accompagnement des étudiants
• Accueil, renseignement et conseil des étudiants
• Interface entre les étudiants et les enseignants
• Réception des travaux et transmission aux enseignants
4. Suivi pédagogique et administratif des étudiants
• Suivi des présences
• Gestion des stages et rédaction des conventions
• Gestion des anomalies dans OMEGA
5. Organisation des examens et des jurys
Examens
• Élaboration du calendrier des épreuves
• Réservation des salles
• Recherche et convocation des surveillants
• Demande et réception des sujets d'examen
• Pointage des étudiants lors des examens
• Gestion des aménagements d'examens
Jurys
• Collecte des copies corrigées
• Saisie des notes et résultats
• Édition des relevés de notes et procès-verbaux
• Convocation des membres du jury
• Diffusion des relevés de notes, attestations de réussite et résultats d'admission
6. Gestion des outils et systèmes d'information
• Alimentation des bases de données
• Modalités de contrôle dans APOGEE
• Mise à jour du site internet
7. Gestion administrative courante
• Gestion de la messagerie et des courriers
• Saisie et mise en forme de documents
• Classement et archivage
• Aide ponctuelle aux autres gestionnaires en période de pics d'activités
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir-faire et savoir être :
- Notions de base des études de pharmacie
- Connaissance du système universitaire
- Rapidité d'exécution, réactivité
- Rigueur indispensable dans l'application des textes officiels régissant le déroulement des études médicales
- Autonomie dans l'organisation du travail (savoir hiérarchiser les priorités)
- Organisation et fiabilité
- Grande disponibilité, bon relationnel, esprit d'équipe
- Discrétion et confidentialité
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,..)
- Utiliser les outils bureautiques (Maîtrise du pack Office, APOGEE, CELCAT, OMEGA)
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Travailler en équipe et en relation partenariale
Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels de la fonction publique
CDD à pourvoir dès que possible, jusqu'au 31/08/2026
Conditions salariales
• Rémunération selon expérience
• Participation à la protection sociale complémentaire
Avantages
• Accès aux services de l'Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
• Comité d'action sociale, prestations sociales de l'établissement et interministérielles
Date limite de réception des candidatures : 12 février 2026
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