[irjs]gestionnaire administrative (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Gestion administrative de départements, coordination pour les évènements scientifiques et responsabilité de deux salles de documentation.
Gestion administrative : g estion du courier, des appels, de la boîte mail des départements ; réapprovisionnement des fournitures, suivi de l'entretien des locaux ; archivage ; collecte et verification des informations ; recherche et réservation de salles ; participation à la réalisation de divers rapports et comptes-rendu (type HCERES) ; accueil des intervenants, invités, enseignants invités, doctorants, étudiants ; traitement et le suivi des dossiers de demande d'accueil des chercheurs étrangers ; préparation et suivi du budget prévisionnel en lien avec la responsable administrative de l'IRJS ; suivi des colloques sur la plateforme sciencesconf etc
Coordination des activités liées aux évènements organisés par les deux départements et l'IRJS : creation fiche agent, gestion des déplacements en France et à l'étranger, coordination logistique des colloques au Panthéon et sites voisins, en lien avec les services du Panthéon et les prestataires extérieurs de l'évènement ; création et gestion des liens zoom ; organisation des transports, de l'hébergement et de la restauration, création et diffusion de plan d'accès au site etc
Gestion des deux Centres de documentation du SOFFIP et du SERDEAUT : reception, réfèrencement et archivage des ouvrages et revues ; gestion des reliures (demandes de devis et suivi des commandes)

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES :
• Connaître l'organisation et le fonctionnement d'ensemble de l'établissement et les activités d 'un laboratoire de recherche.
• Maîtriser le pack office
• Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
• Savoir appliquer la réglementation du domaine concerné et respecter les procédures.
• Savoir exploiter les informations : trier, hiérarchiser, classer.
• Savoir s 'exprimer correctement à l'oral et à l 'écrit.
• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales
• Posséder de bonnes qualités relationnelles

SAVOIRS REQUIS :
- Être opérationnel rapidement
- Capacité d'adaptation et aptitude au changement.
- Rigueur, forte implication et autonomie
- Réactivité et anticipation
- Esprit d'équipe
- Goût prononcé pour les relations humaines et des qualités relationnelles permettant d'évoluer harmonieusement dans un environnement collectif