Vos missions en quelques mots - Assister au quotidien la direction générale dans l’organisation de ses activités, - Apporter une aide permanente et stratégique dans la préparation et le suivi des dossiers. - Assurer un appui et une assistance sur les grandes missions de la direction générale (coordination politique/administratif, rôle d’alerte sur les échéances, les dossiers en attente et les actions à relancer, etc.), - Centraliser, préparer et suivre les dossiers des instances de gouvernance de la direction générale, - Préparer et suivre les projets de la direction générale, - Apporter une aide à la recherche sur les dossiers, - Assurer la gestion et l’optimisation des agendas de la direction générale, - Organiser les réunions internes et externes et en assurer les comptes-rendus, - Gérer les sollicitations (accueil physique et téléphonique, apporter un 1er niveau de réponse, orienter les demandes, filtrer et prioriser les sollicitations), - Assurer la coordination, la transversalité et la circulation de l’information, - Réceptionner, trier, enregistrer et suivre le courrier et les courriels, - Assurer le suivi des parapheurs et des circuits de validation dans le respect des procédures et des délais. Assurer toute mission, activité ou tâche rendue ponctuellement nécessaire par les besoins de la collectivité Profil recherché Compétences : - Bac ou bac2 dans le domaine de l’assistanat de direction, - Connaissances de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales. Savoirs : - Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction, - Excellentes connaissances des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et des outils collaboratifs, - Maîtrise orale et écrite de la langue française. Savoir-faire : - Qualités rédactionnelles et maîtrise des normes protocolaires propres à la fonction publique territoriale, - Savoir évaluer l’urgence d’une demande, - Capacité à préparer et suivre des dossiers stratégiques. Savoir-être : - Aisance relationnelle et diplomatique avec différents interlocuteurs, - Autonomie, réactivité et anticipation, - Gestion du stress - Discrétion et respect de la confidentialité, - Rigueur, sens de l’organisation, - Disponibilité, adaptabilité, - Force de proposition et esprit d’analyse.
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