Agent adminiustratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 10h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous la directive du maire et de la secrétaire de mairie principale, la secrétaire met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains. Missions / conditions d'exercice Gestion financière :
Tâches associées :
-Mettre en œuvre les paiements des factures et le recouvrement des recettes
Compétences mobilisées :
-Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M14)
-Maîtrise des outils bureautiques (Logiciel Berger Levrault gestion financière)
-Portail de la direction générale des finances publiques (Hélios Slim, Passerelle de transmission)

Secrétaire du Maire et des élus :
Tâches associées :
-Traitement du courrier arrivée et départ (particuliers, administrations…)
-Gestion des appels téléphoniques et mails
Compétences mobilisées :
-Qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie
-Aptitudes à se faire comprendre, à s’exprimer de manière claire et précise
-Maîtrise des outils bureautiques

Urbanisme :
Tâches associées :
-Accueillir le public, renseigner sur les autorisations d’urbanisme au regard du PLU communal
-Enregistrer les demandes relatives au droit du sol et délivrance des récépissés
-Affichage en mairie des dépôts des demandes préalables, des permis et des autorisations de travaux
-Transmission des dossiers au service instructeur
-Rédaction et transmission de l’avis du maire
-Transmission si besoin aux services de l’ABF, de la DDT ou du SDIS
-Réalisation, transmission et affichage des décisions
-Transmission des décisions et des pièces afférentes au contrôle de légalité et à la DDT unité fiscale
Compétences mobilisées :
-Attention particulière portée aux attentes des usagers
-Maîtrise du PLU communal et particularités du territoire communal
-Maîtrise du Logiciel Operis
-Qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie

Etat Civil :
Tâches associées :
-Enregistrer des actes d’Etat Civil (Transcriptions de décès et de naissances)
-Rédiger et enregistrer les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
-Délivrer les extraits ou copies intégrales d’actes dans le respect des règles de publicité
-Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire (fermeture de cercueil, autorisations d’inhumation, …)
-Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de cérémonie de parrainage civil
-Apposer les mentions marginales
Compétences mobilisées :
-Information générale à l’Etat civil
-Code civil
-Règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
-Maîtrise du Logiciel Berger Levrault ;
-Qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie
-Attention particulière portée aux attentes des usagers

Gestion du cimetière :
Tâches associées :
-Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
-Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
-Procéder aux opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
Compétences mobilisées :
-Information générale sur la réglementation funéraire
-Maîtrise du Logiciel Berger Levrault
-Qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie
-Attention particulière portée aux attentes des usagers

Ressources humaines :
Tâches associées :
•Gestion de la paie :
-Préparer les éléments nécessaires à l’établissement de la paye
-Assurer la réalisation et le contrôle des opérations de la paye
Compétences mobilisées :
-Maîtrise du logiciel Berger Levrault paie

Communication, Accueil :
Tâches associées :
-Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement et à la continuité du service public
-Assurer la bonne communication sur les réseaux de la commune : site internet, Panneaupocket et affichage
-Assurer l’accueil physique et téléphonique auprès des usagers
Compétences mobilisées :
-Maîtrise des outils bureautiques
-Qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie
-Attention particulière portée aux attentes des usagers


Formalités et autres activités administratives diverses
Tâches associées :
-Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
-Gestion de la salle communale
-Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement et à la continuité du service public
Compétences mobilisées :
-Maîtrise des outils bureautiques (Logiciel
-Qualités rédactionnelle, d’expression et de courtoisie
-Attention particulière portée aux attentes des usagers Profils recherchés Sens de l'écoute et de l'observation
Organisation
Capacité à travailler en équipe
Rigueur
Dynamisme et réactivité
Discrétion et secret professionnel