Gestionnaire administratif cdd f/h/x

Qui sommes-nous ?


4e port nord-européen en tonnage et 1er port pour le commerce extérieur de la France, HAROPA PORT est connecté à tous les continents grâce à une offre maritime de premier plan. C'est aussi le 1er port fluvial européen pour le transport de passagers et le 1er port exportateur de céréales d’Europe de l’Ouest. Il génère un trafic maritime & fluvial de 110 M de tonnes/an. C’est également le 1er hub logistique de France avec une surface foncière de 16 000 ha dont 30% réservés à la protection de l’environnement.


Etablissement public de l’Etat, HAROPA PORT regroupe 1 900 salariés essentiellement de droit privé. Ils sont répartis au sein du siège social basé au Havre et des directions territoriales du Havre, de Rouen et de Paris.


La direction territoriale de Paris contribue au développement de la logistique du dernier kilomètre et du transport fluvial de marchandises grâce à son réseau portuaire composé de 6 plateformes multimodales et de 70 ports urbains répartis en Ile-de-France. Elle assure une ouverture maritime au Grand Paris et contribue à positionner HAROPA PORT comme 1er port fluvial français et 1er port intérieur au monde pour le transport de passagers. Elle compte près de 200 collaborateurs.


Au sein de la direction territoriale de Paris (DTP) et au service des agences portuaires, le département de l’équipement et de l’ingénierie (DEI) a pour mission le portage des politiques techniques de construction et réhabilitation, et d’entretien et d’exploitation du patrimoine de l’ensemble de la DTP. A ce titre, ce département assure :


- la conduite d’opérations d’investissement en maitrise d’ouvrage et/ou en maitrise d’oeuvre interne pour le compte des agences portuaires (VRD, ouvrages fluviaux, bâtiments) ;


- le cadrage et le pilotage, en lien avec les agences portuaires, du dragage et l’exploitation et l’entretien des voies ferrées portuaires ;


- le cadrage, lapassation, et le pilotage des marchés d’entretien mutualisés à l’échelle de la DTP ;


- l’administration, la gestion et le développement du Système d’Information Géographique (SIG) de la DTP.


Principales missions


Sous l’autorité de la responsable de département, le/la Gestionnaire Administratif a pour principales missions :


Assurer la saisie et l’exécution comptable des marchés globalisés et mutualisés du Département ainsi que des marchés de prestations intellectuelles, de fourniture courante et services et de travaux du Département en lien avec les responsables de pôles et les chargés/responsables d’opérations, sur le logiciel marchés (MARCO) et le progiciel de gestion intégré (PGI : SOLFI puis SAPhir). (A titre indicatif, cela représente une vingtaine de marchés annuellement.) Pour ce faire, il/elle réalise notamment les missions suivantes :


* Préparer les pièces comptables, bons de commande, états d’acomptes, avenants, OS, décompte général définitif, en lien avec les prestataires (échanges avec les prestataires et transmissions des pièces aux prestataires) ;

* Préparer les engagements juridiques (EJ), des services faits (SF), et des demandes de paiements (DP) dans le progiciel de gestion intégré ;

* Relancer les prestataires pour l’envoi des factures ;

* Réaliser les régularisations comptables suite aux alertes de l’agence comptable ;

* Solder les marchés achevés dans les logiciels marché et comptable.


Assurer le suivi administratif et financier des marchés de prestations intellectuelles, de fourniture courante et services, et de travaux du Département :


* Suivre le volet financier du tableau de suivi des marchés mutualisés et globalisés du Département (échéance, consommation) en lien avec le pôle entretien et exploitation ;

* Elaborer et suivre le tableau des commandes effectuées par marché et accord-cadre ;

* Alerter la direction du département en cas de mauvaise utilisation ou d’épuisement du montant des marchés mutualisés et globalisés ;

* Mettre enplace, piloter et suivre, en lien avec les responsables du département, une revue budgétaire trimestrielle permettant de faire état de l’engagement, des services faits et de la consommation des différents comptes budgétaires de DEI, sur la base des extraits du PGI et du COMINEX.
* Pour les marchés du Département <

90 k€, mettre en ligne et suivre les consultations de marchés sur PLACE ou AWS (dépôt de dossiers de consultation, notification, extraction des questions et dépôt des réponses, suivi des marchés, etc) ;



Piloter certains dossiers nécessitant une expertise propre aux activités, notamment les missions suivantes :


* Après concertation des chefs de projet des différents pôles du département, réaliser le suivi et assurer la préparation des budgets initial et rectificatif, en lien avec la direction du Département.
* Suivi mensuel des PRODIM (fiches horaires imputés en maitrise d’œuvre ou en maitrise d’ouvrage) ;

* Piloter et suivre le volet financier du Plan Pluriannuel de Dragage, en lien avec les équipes en charge.


Assurer des missions ponctuelles de secrétariat pour le Département. Pour ce faire, il/elle réalise en particulier, de manière ponctuelle, les missions suivantes :


* Organiser des réunions internes et externes ;

* Organiser et prendre en charge la logistique liée aux déplacements et aux fournitures (commandes des fournitures de bureau et papier).


Il/elle assure l’intérim de l’assistante métiers en son absence, notamment sur le volet assistante de la Responsable du Département et de son Adjoint.


Formation et expérience requise


Le poste nécessite une formation administrative de niveau Bac+2, complétée par une expérience professionnelle significative dans les domaines requis par le poste.


Compétences et capacités requises


- Rigueur, autonomie, réactivité et sens de l’organisation

- Connaissance de la commande publique

- Disposer d’un bon sens relationnel et du travail en équipe,

- Sens de l’initiative et de la priorisation des tâches,

- Capacités rédactionnelles

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques liés à l’activité et idéalement des logiciels MARCOWeb, AWS, SOLFI puis SAPhir

- Maîtrise des techniques de secrétariat


Classification de l’emploi


Echelon D2