Office manager experimente (h/f)

OFFICE MANAGER EXPERIMENTE (H/F)
Descriptif du poste
En tant qu'Office Manager Expérimenté, tu piloteras avec le CEO les activités opérationnelles d'Utocat.
Ton quotidien sera de fluidifier, organiser, optimiser toutes les activités des secteurs administratifs, rh et financiers.
En tant qu'Office Manager Expérimenté tu occuperas une position centrale.

Concrètement, en quoi ressemblera ton quotidien ?

Gestion administrative & organisationnelle

Préparer les bons de commande
Gérer la facturation client et la facturation fournisseur en lien avec les contrats
Suivi des paiements, relances et rapprochement bancaire
Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable
Manager les projets type CIR, dossiers BPI, Assurance Prospection
Suivre les tableaux de bord, des reporting investisseurs
Formations avec ou sans l'OPCO : de la validation du besoin à sa mise en place
Suivi des temps de l'équipe en lien avec les besoins de reporting (type CIR)
Interface et gestion de projets avec l'état, les partenaires, prestataires et investisseurs
Participer à la sélection des comptables, bancaires, assurances, mutuelles.
Assurer l'amélioration continue des process administratifs et comptables existants

Support RH

Gestion administrative du personnel : de la promesse d'embauche à l'onboarding / off boarding,contrat, visite médicale, DUE, mutuelle.)
Gestion des bulletins de paie, des notes de frais et de la TVA
Appui sur les recrutements

Vie de bureau & logistique

Organisation des événements internes (repas, Team Building, événements divers.)
Assurer le bon fonctionnement de notre espace de travail : nourriture, boissons, confort de travail, équipe d'entretien
Participer à la culture d'entreprise
Etre un relais réactif pour les besoins du quotidien

Sécurité & conformité

Mise en oeuvre et ou application des procédures de sécurité
Suivi des MOOC obligatoires

La liste n'est pas exhaustive, les missions ne manquent pas !

Profil recherché

Formation minimum BAC +2 en assistanat ou comptabilité
Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste similaire et dans une petite structure TPE/PME

Les +
Connaissance d'un logiciel comptable (Pennylane, Silae ou équivalent)
Gestion de projets

Soft Skills :
Autonome sur les contraintes réglementaires : RH, finance, contrats et sur le poste
Capacité à structurer son périmètre, prioriser, gérer les plannings
Vous êtes à l'aise avec les chiffres

Hard Skills :
Force de proposition
Rigueur, sens de l'organisation et des priorités
Adaptabilité
Discrétion sur les informations confidentielles de l'entreprise

Environnement technique

Maîtrise des outils collaboratifs (Drive, Slack, Teams) obligatoire
Connaissance d'un outil comptable type : Pennylane, Silae

Rémunération et les "à côté

Package de rémunération à négocier selon profil entre 32 000€ et 42 000€ / an - Statut ETAM - 35h / semaine
Le poste est ouvert au temps partiel (80%) si besoin

Un Accord d'intéressement en place pour une prime annuelle avec possibilité d'abondement pour les salariés qui souhaitent acquérir des actions de l'entreprise (soit environ 1,5 mois de salaire)

Poste basé à Lille (Euratechnologies)
Prise de poste : dès que possible