Gestionnaire administratif f/h

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines recrute un Gestionnaire administratif F/H.

Poste basé à Guyancourt.

Au sein du Département, la Direction de l’Education et de la Jeunesse est en charge des collèges, concernant notamment les bâtiments, le numérique, la cantine, la logistique, les dotations et le financement des établissements publics et privés. Les Yvelines, ce sont collèges publics qui accueillent chaque jour 65 collégiens dont 50 demi-pensionnaires.

Nos défis au quotidien ?

Au niveau des bâtiments, nous avons à cœur d’innover en intégrant une dimension pédagogique dans nos projets, en lien avec des experts de l’Education Nationale.

Au niveau du numérique, nous menons des expérimentations (tablettes pour apprentissages individualisés) et organisons des concours entre collèges.

Au niveau des cantines, nous avons créé une structure baptisée C’MIDY, en charge de la restauration et du nettoyage pour les collèges du Département.

Pour mener à bien nos missions, l’équipe de la Direction de l’Education et de la Jeunesse compte collaborateurs (dont les agents d’accueil et de sécurité dans les collèges) aux profils très variés : un démographe, des financiers, des spécialistes restauration, des chargés de projets, etc.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un Gestionnaire administratif au sein du pôle Services aux collèges H/F.

Vous assurez l’ensemble de la gestion administrative du Pôle services aux collèges de la Direction de l’Education :

1. Assurer la planification des réunions, leur suivi et leur préparation (réservation des salles, fonds de dossier, lien avec les participants…),
2. Assurer une réponse de premier niveau aux interlocuteurs, en particulier les équipes des collèges, sur les missions du pôle, par mail ou par téléphone,
3. Assurer le suivi administratif du pôle services aux collèges, des courriers et notes, rapports et notifications, conventions,
4. Gérer la partie administrative des logements de fonction : établissements des arrêtés d’occupation, relation avec les collèges et les directions partenaires,
5. Assurer un suivi des conseils d’administration des collèges: Collecte des éléments en amont et exploitation des PV transmis,
6. Participer à la mise en œuvre des projets des pôles,
7. Participer à la dynamique transverse entre les assistantes de la direction et assurer la continuité du secrétariat de direction en cas d’absence des autres assistantes.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

8. Diplôme en gestion administrative de niveau BAC
9. Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoir-faire

10. Maitrise des techniques administratives
11. Outils informatiques : word, excel, outlook, teams, outils de questionnaire type Sphinx…
12. Bonne capacité rédactionnelle
13. Savoir gérer les priorités
14. Savoir rendre compte et alerter
15. Capacité à travailler en équipe

Savoir-être

16. Etat d’esprit constructif et positif
17. Capacité d’écoute
18. Disponibilité et adaptabilité
19. Rigueur, capacité à structurer
20. Esprit d’initiative
21. Discrétion et respect de la confidentialité sur le suivi des dossiers

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !