Description :
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL- Secrétariat situé au sous-sol du centre Aliénor d'Aquitaine.- Fonctionnement en trinôme.- Polyvalence, polycompétence sur l'ensemble des activités.- Grande autonomie d'exécution.- Faculté d'anticipation et d'adaptation aux changements rapides d'organisation.MISSIONS- Accueillir et renseigner les patients et usagers.- Planifier les activités.- Gérer, saisir, classer et numériser les informations relatives au dossier patient.- Être garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.ACTIVITÉS>Accueil- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients ou autres.- Prise de rendez-vous pour les consultations et téléconsultations (DXplanning, Dx Care et Télésanté).>Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative- Gestion des mails médecins, patients et interne au CHU (service financier, contentieux.).- Réorientation des appels vers les secrétariats, services.- Prise de message téléphonique (sur cahier nominatif pour les médecins et sages-femmes).- Ouverture, tri et redistribution du courrier avec gestion automatique de certains documents.- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations).- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire (astreintes médecins ponctionneurs.).- Gestion de la reprographie.>Gestion et suivi des éléments du dossier patient- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identito-vigilance.- Saisie des courriers de consultations et ordonnances, courriers staffs.- Gestion, envoi des ordonnances de traitements faites par les médecins.- Numérisation (médecins CHU + intervenant extérieurs via J-FIV), tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire.- Gestion et suivi de validation des consultations d'anesthésie délocalisées en relation avec l'équipe d'anesthésie du CHU.- Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales).- Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.- Constitution du dossier guide d'AMP remis à chaque nouveau couple.>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents.- Gestion automatique par les AMA du calendrier semestriel des staffs d'AMP clinico-biologique hebdomadaire et diffusion aux différents intervenants. Gestion (tenue des registres, établissement des listes) et préparation des staffs multidisciplinaires (4 staffs dont 2 hebdomadaires).- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance.ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES: - Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
Profil recherché :
COMPETENCES :- Très bon niveau d'orthographe exigé- Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical (logiciels utilisés Dx Care - Dx planning - JFIV) - Sens du travail en équipe - Rigueur, disponibilité, discrétion, autonome, polyvalence
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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