Assistant(e) de copropriétés h/f

A propos de l'entreprise :

Aujourd'hui centenaire, l'Office Public de l'Habitat de la métropole Toulousaine est l'un des acteurs majeurs du logement social de l'agglomération. Toulouse Métropole Habitat gère près de 19 000 logements soit 30% du parc locatif social de l'agglomération toulousaine.

Nos missions : aménager, construire, acquérir, entretenir, accompagner.

Par ailleurs, de nombreux métiers sont représentés : ceux liés à la gestion locative (chargé-e de clientèle...), les métiers techniques (montage d'opérations, maintenance...), les métiers de la comptabilité et de la finance (générale, locataires, fournisseurs, contentieux), les métiers administratifs (assistanat en agence, au siège, marchés publics...).

Toulouse Métropole Habitat, c'est intégrer une entreprise dynamique et innovante.

Rejoignez nous!

A propos du poste :

Placé(e) sous la responsabilité du Responsable Portefeuille de copropriétés, vous assistez et travaillez en étroite collaboration avec un Responsable Portefeuille de copropriétés sur la gestion d'un portefeuille de copropriétés sur les plans administratif, juridique, technique et comptable dans le respect de la réglementation, des procédures internes et des délais impartis.

Vos missions principales sont :

* Gestion courante des copropriétés
- Traiter les appels téléphoniques, courriers, courriels.
- Gérer toutes les demandes clients et apporter un premier niveau de réponse.
- Mettre à jour tous les tableaux, logiciels, outils nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.

* Gestion administrative
- Assurer le suivi administratif des assemblées générales :
- Préparer les convocations (de la rédaction des résolutions à la mise sous pli) et organiser les assemblées générales.
- Diffuser les procès-verbaux d'assemblées générales, mettre à jour les informations contenues dans le procès-verbal dans les différents supports (traitement administratif du procès-verbal, enregistrement des mandats ...). A titre subsidiaire, tenir les assemblées générales.
- Effectuer le suivi administratif parfois complexe, comme la gestion de certains dossiers d'assurances (déclaration des ASL, AFUL).
- Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus de réunions : de la mise en forme à la diffusion.

* Gestion technique
- Suivre les réclamations clients (CRM) :
- Veiller à la réception des demandes de devis.
- Être relai avec les services internes de l'organisme (services supports) afin d'obtenir toutes les réponses techniques nécessaires.
- Suivre les visites mensuelles (bonne exécution et contenu).
- Suivre les contrats fournisseurs : suivre la bonne réception, le contenu des contrats.
- Assister le responsable dans le suivi technique des résidences

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d'un bac+2 en professions immobilières/Droit immobilier et avez acquis une expérience d'au moins 2 ans au sein d'un syndic ou d'une agence immobilière.
Vous êtes autonome, rigoureux(se), polyvalent, fiable avec une bonne capacité d'adaptation et d'organisation. Vous êtes doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle et aimez le travail en équipe. Vous êtes à l'aise avec les chiffres et maitrisez le pack office.
Avantages : 13ème mois - Horaires flexibles - Participation transport - RTT - Tickets restaurants - Télétravail - Primes - Mutuelle - Prévoyance...