Rattaché(e) à la Directrice du Foyer de Vie La Maisonnée, le(la) Secrétaire de direction contribue au bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’établissement.
Il(elle) assure la coordination des activités de secrétariat, de gestion et de suivi administratif en lien étroit avec la direction, les équipes éducatives et le service des ressources humaines.
Vos principales missions :
🗂️ Secrétariat général et accueil
* Assurer le secrétariat général de l’établissement : gestion administrative courante, traitement des mails et courriers, classement et archivage.
* Assurer l’accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, familles, partenaires et prestataires.
* Fournir un premier niveau de réponse aux demandes des interlocuteurs internes et externes.
👥 Appui à la gestion des ressources humaines
* Participer au suivi des visites médicales du personnel avec le service de santé au travail.
* Collaborer avec les chefs de service pour la finalisation des variables de paie et la gestion des absences.
* Assurer, en lien avec le service RH, la création et la mise à jour des fiches de poste et des dossiers salariés.
📋 Suivi administratif des usagers
* Gérer les entrées des personnes accompagnées, contrôler et actualiser les listes de bénéficiaires et listes d’attente.
* Assurer le suivi administratif des dossiers bénéficiaires : rédaction de projets d’intervention, rapports, mise à jour des informations dans les logiciels métiers (Dossier Unique de l’Usager).
💰 Gestion financière et suivi comptable
* Assurer le suivi et la gestion des éléments de facturation ainsi que des caisses physiques.
* Effectuer les rapprochements et contrôles des factures d’achats, et transmettre les pièces comptables via la GED.
* Élaborer et mettre à jour les indicateurs d’activité nécessaires au pilotage de l’établissement.
🤝 Participation à la vie de l’établissement
* Contribuer activement au bon fonctionnement des services et à la continuité de l’activité.
* Soutenir la direction dans la mise en œuvre du projet d’accompagnement et du projet d’établissement.
* Favoriser la communication et la coordination entre les équipes et les partenaires.
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