Tâches d'accueil :
Répondre au téléphone
Accueillir des clients
Fixer les RDV informatiquement (clic RDV) en distinguant les deux cabinets (le cabinet principal à Pontoise et le cabinet secondaire à Houilles)
Tâches administratives :
Enregistrement d'ouverture des dossiers (saisie dans ADAPPS de toutes les données d'état civil et scanner mes notes + toutes les pièces du client remises lors du RDV)
Etablissement et envoi des factures avec leur objet
Etablissement et envoi des conventions d'honoraires
Ouverture du courrier
Archiver les dossiers terminés
Scanner les jugements reçus du tribunal dans ADAPPS
Relancer les honoraires
Affranchir et poster le courrier
Enregistrer le paiement des honoraires dans le dossier ADAPPS du client et dans le tableau EXCEL du mois
Envoyer par mail le tableau EXCEL du mois à la comptable chaque fin de mois
Tâches de secrétariat :
Adresser aux clients le compte-rendu des audiences (+ noter les dates d'audience ou de délibéré dans Adapps + dans l'agenda papier)
Préparation des réponses aux courriers (faire suivre les pièces et ccl° adv aux clients, modifier les actes sur les demandes formelles, par exemple)
Frappe des courriers manuscrits
Répondre aux mails simples
Appeler les greffes pour obtenir coordonnées, dates, copie de dossier.
Appeler les notaires pour fixer les RDV
Etablir les bordereaux de communication de pièces (avec numérotation des pièces et scan pour communication)
LES PRIORITES
- Les factures et encaissements
- L'encaissement des chèques
- Les premiers courriers à la création du dossier
- Les convocations aux audiences
- Les courriers et mails
LES OBJECTIFS
- Traiter les dossiers dans les 2 jours qui suivent leur ouverture
- Répondre aux courriers (et mails) dans les 2 jours
- Faire les compte-rendu d'audience dans les 2 jours
Horaires : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h
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