Vos missions en quelques mots MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE - Accueil physique et téléphonique des familles - Traitement des dossiers d’inscription aux activités proposées par les services municipaux (par téléphone, courrier et mail) - Gestion des mails CONDITIONS DE TRAVAIL Lieu d’affectation : Mairie de GAP - 3, rue Colonel Roux - 05000 GAP Travail en équipe : OUI Seul : NON Matériel, moyens nécessaires : équipement informatique, téléphone, copieur/scanner SPÉCIFICITÉ DU POSTE Isolé : NON Horaires réguliers : à définir du lundi au vendredi sur une base de 35 heures hebdomadaires comprenant certains samedis (8h30-12h00) Travail de jour : OUI Travail le week-end : le samedi matin par roulement Permis obligatoires : NON Travail de nuit : NON Astreintes : NON Habilitations/Autorisations obligatoires : NON ACTIVITÉS / TÂCHES RELATIVES AU POSTE - Saisie informatique du dossier administratif des usagers - Inscriptions des usagers aux activités - Facturation des prestations proposées - Encaissement des recettes liées aux prestations (mandataire suppléant des régies Ville et CCAS) - Contrôle journalier des encaissements - Rédaction et envoi de documents administratifs - Suivi du portail familles - Classement et archivage RELATIONS DU POSTE Relations internes: Travail en équipe Relations transversales avec l’ensemble des services municipaux Relations externes: Contact avec le public Profil recherché COMPÉTENCES / APTITUDES Savoir: - Connaître l’environnement professionnel des activités à destination des familles proposées par la commune - Connaître les différents services municipaux, administrations et leurs missions - Connaissances en bureautique (drive, logiciel métier) Savoir faire: - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques - Connaissance des procédures liées à la gestion des dossiers d’inscriptions - Identification des besoins des usagers et aptitude à l’écoute - Faire circuler les informations utiles auprès des Directions ressources - Notions basiques de la langue anglaise Savoir être: - Avoir le sens des responsabilités - Être rigoureux, organisé et méthodique - Avoir un sens développé de l’accueil du public afin de rendre l'accueil rassurant, agréable, informant - Être disponible et patient - Avoir le sens du travail en équipe - Avoir le sens de l’écoute, la discrétion - Appliquer le droit de réserve DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS Secrétariat / bureautique Expérience souhaitée en accueil du public
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