Sous la responsabilité du Directeur du département (DT), avec l’accompagnement de la Directrice adjointe (DTA), l’assistant.e de direction du département aura pour tâches :
1. Gestion de l’agenda du DT / DTA
* Prise de rendez‐vous / création de réunion sur demande du DT / DTA
* Convocation et organisation des Comités Managers et Coordinateurs Transverses, réunions de département, autres réunions d’équipe ad hoc (envoi des invitations / blocage des agendas, réservation de salles, génération de liens de connexion, prise de note pour les CR, mobilisation de services d’interprétariat, etc.)
* Réponse aux sollicitations internes et externes avec appui ponctuel pour prioriser
* Aménager des temps de respiration dans l’agenda
* Préparation des dossiers pour les rendez-vous (Éléments de Langage - EDL) en lien avec les équipes
* Réservation des salles en lien avec l’agenda et collations associées
* Gestion des calendrier d’occupation des salles flex
* Accueil et accompagnement des visiteurs externes
* Préparation des dossiers pour les réunions
* Prise d’initiative pour l’organisation de réunions récurrentes (rappels au DT / DTA ou fixation directe des réunions)
* Objectif -> construire un agenda réaliste, opérationnel et flexible
2. Logistique des missions du DT / DTA et coordinateurs transverses
* Réservation/modification des billets d’avion, hôtels, taxis avec équipes EF et/ou AFD locales
* Rédaction des ordres de mission et demande de MSC au département sécurité des opérations
* Obtention des visas, passeports et autres formalités
* Préparation des dossiers missions (EDL) en lien avec les équipes
* Calcul et traitement des Per Diem (ERF)
* Objectif -> prévoir, adapter et sécuriser le cadre logistique de la mission
3. Appui à la gestion du budget du département
* Sous l’encadrement du DT / DTA qui assurent le pilotage du budget du département P2S :
* Mise en approbation du DT/DTA et en paiement des factures des fournisseurs et prestataires de service
* Suivi des dépenses imputées sur le budget du département
* Centralisation des demandes de financement du management du département pour validation DT/DTA dans le cadre des exercices de pilotage
4. Appui ponctuel sur des tâches de suivi du département et divers
* Organisation des séminaires / comités / ateliers / pots de départ (invitation, traiteur, salle, réservations, etc.)
* Appui RH : suivi du calendrier des recrutements, agenda commun des manager, congés et permanences
* Suivi des mouvements RH au sein du département pour actualisation de l’organigramme, des mailing lists, etc.
* Préparation des parapheurs à la signature
* Commande de fournitures, cartes de visite, téléphone, badge …
* Tickets support informatique et suivi avec le Département des Systèmes d’Information (DSI)
* Autres actions qui pourront être proposées par l’assistant.e (liste non exhaustive)
Expertise France est une agence de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.
Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend :
* Gouvernance démocratique, économique et financière.
* Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
* Climat, agriculture et développement durable.
* Santé et développement humain.
Le département P2S, fort d’une équipe de +80 personnes au siège, est constitué de quatre pôles : Stabilisation et Résilience, Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité, Menaces Globales et Prévention, Réduction et Adaptation aux Risques.
Dans ce cadre, l’assistant.e de direction travaille en collaboration directe avec le directeur et le directeur adjoint du département. Il / Elle leur permet d’optimiser la gestion de leur activité : gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil
Alternance d’études en support à l’action managériale (Assistant Manager), management des organisations, gestion des entreprises et des administrations, gestion administration et commerciale, AES ou équivalent
Compétences techniques :
* Excellente maîtrise des fondamentaux de la gestion administrative ;
* Appétence pour travailler dans le milieu de la coopération internationale ;
* Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, Excel et Word principalement), logiciels de comptabilité et des techniques de secrétariat
* Qualités rédactionnelles et de synthèse
* Connaissance des passations de marché en droit français et européen est un atout.
* La maîtrise de l’anglais est souhaitée, la connaissance d’autres langues étrangère serait un avantage
Compétences transverses :
* Être méthodique & organisé.e
* Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
* Facilité à travailler en équipe
* Réactivité face à aux urgences
* Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
* Disponibilité, bon relationnel, patience et sens du service
* Discrétion
* Dynamisme et force d’initiative
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
* Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année
* Une allocation de 9 euros par jour pour les repas
* Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun OU une prime de mobilité durable de 500 euros (proratisée)
* Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence
* Télétravail de 2 jours par semaine sous réserve de votre validation de la période d’essai
* Une prime de vacances annuelle autour des 500 euros
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