Agent administratif polyvalent service population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Vous souhaitez valoriser vos compétences, votre expérience et vous épanouir dans un poste riche et diversifié, alors rejoignez la ville de Gaillard ! Ville frontalière accolée au centre urbain de Genève, Gaillard est une collectivité à taille Humaine (11 000 habitants et 250 agents) tout en étant au cœur des grands enjeux d’Annemasse Agglomération (90 000 habitants).

Dépositaire des registres d’état civil, le service population joue un rôle primordial pour chaque individu, mais également pour l’État, les administrations publiques et tous les organismes ayant besoin d’éléments relatifs à l’identification d’une personne. Célébration de mariage, acte de naissance, décès, gestion des listes électorales, recensement citoyen … sont les diverses missions exercées par le service population qui accompagne les administrés dans les différentes étapes de leur vie.

Dans ce cadre, sous la coordination du responsable du service accueil, état civil et autre démarches administratives vous êtes en charge de l'instruction, la constitution et la conservation des actes d'état civil ainsi que l'accueil physique, téléphonique et électronique des usagers. Missions / conditions d'exercice Vos missions sont les suivantes :

Etat civil - Population :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés ;
-Traiter les demandes de cartes d’identité et de passeports, en assurer le suivi et remettre les titres ;
-Renseigner les demandeurs sur toutes demandes en état civil ;
-Dresser les actes d’état civil : mariage, décès, naissance, reconnaissance, changement de nom, changement de prénom, et assurer le suivi des avis de naissance. Délivrer des actes d’état civil et des livrets de famille ;
-Renseigner les demandeurs de PACS et instruire les dossiers correspondants ;
-Assurer les inscriptions sur la liste électorale et la mise à jour de la liste électorale ;
-Délivrance des certificats divers (de domicile, de vie, légalisation de signature, photocopie certifiée conforme, bonne vie et mœurs) ;
-Inscrire et compléter la liste des frontaliers français et bi-nationaux, renseigner les résidents étrangers, prendre les rdv pour les cartes de résidents et établir les attestations d’accueil ;
-Gérer les demandes de débits de boissons temporaires et établir les arrêtés ;
-Renseigner les demandeurs de débits de boissons permanents, établir les récépissés et en assurer le suivi ;
-Renseigner les exploitants de taxi.

Cimetière et opérations funéraires :
-Renseigner les familles sur les achats de concessions ou les renouvellements ;
-Etablir les actes de concessions ;
-Etablir des autorisations liées aux opérations funéraires.

Missions en polyvalence :
-Gestion du courrier : enregistrer le courrier entrant, expédier le courrier et diffuser des abonnements ;
-Assurer l’ouverture et la fermeture de l’Hôtel de Ville ;
-Participer à la gestion administrative du service (standard téléphonique, classement, archivage…). Profils recherchés Profil recherché :
Vous avez une bonne maîtrise du fonctionnement des collectivités locales et de la règlementation afférente à l’état civil (expérience solide souhaitée), ainsi qu’une très bonne maîtrise de l’informatique (logiciels métier). Vous disposez de connaissances basiques sur l’organisation des élections et la gestion d’un cimetière.
Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe et vous savez faire preuve de méthode, de rigueur et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions. Vous êtes dynamique et autonome rapidement.