Vous êtes rattaché.e au Responsable des Services Généraux et vous êtes en lien avec tous les collaborateurs du site.
Vos missions:
GESTION DU COURRIER
- Réception, tri et distribution du courrier entrant
- Préparation et envoi du courrier sortant
- Coordination avec les employés pour le dépôt du courrier des clients internes au service courrier
- Prétraitement du courrier « non traité » en ouvrant les lettres (si autorisation)
- Gestion de l'affranchissement des courriers/colis au départ
- Assurer le tri et la répartition du courrier par service et site
- Identifier les destinataires au sein des services et orienter le courrier vers les bons interlocuteurs
- Dater, signer et enregistrer les courriers recommandés dans le tableau de suivi pour en assurer la traçabilité
- Gérer le départ de la navette « courrier interne » vers le bâtiment Optima
- Proposer des solutions d'amélioration afin de gagner en efficacité et en rapidité sur les tâches quotidiennes.
- Etre garant.e de l'exactitude et de la qualité des données traitées.
ORGANISATION DES TOURNEES ET PILOTAGE DE LA NAVETTE INTER SITES
- Planification des tournées de distribution du courrier dans les différents départements du siège
- Pilotage de la navette inter-sites pour assurer la circulation sécurisée des documents entre les différents sites de l'entreprise.
GESTION DES ACHATS DU SERVICE COURRIER
- Saisie dans l'outil Smartbuy des achats liés au service courrier (fournitures, équipements, etc.)
- Négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs Tenue à jour des stocks et des inventaires.
SUIVI DES COÛTS POUR LES CONTRATS EN PLACE
- Surveillance et suivi des coûts liés aux contrats en place pour les services courrier
- Identification d'opportunités d'optimisation des coûts Rapports réguliers au Responsable des Services Généraux sur l'évolution des dépenses
ARCHIVAGE ET CLASSEMENT
- Archivage efficace des documents administratifs et du courrier
- Classement systématique pour assurer un accès facile aux archives
Compétences / Savoirs être:
- Méthodique, rigoureux.euse et qualités d'organisation et d'écoute
- Bonne maîtrise des outils informatiques
- Sens du service client
- Capacité à travailler en équipe
- Compétence à piloter les transferts courriers inter sites
- Capacité à gérer les achats et à négocier avec les fournisseurs
- Compétence en suivi des coûts et capacité à proposer des solutions d'économies
FORMATION ET EXPERIENCE
Niveau d'études : Diplôme d'études secondaires ou équivalent Expérience préalable dans un poste similaire serait un atout
OUTILS INFORMATIQUES UTILISES
Webcycle, Smartby, outils propres à l'affranchissement des courriers /colis, Excel
Informations complémentaires:
- Basé à Ivry sur seine (94). Disponibilité obligatoire tous les mercredis pour assurer la présence au siège de Fontenay (31 Rue Roger-Salengro 94120)
- Flexibilité horaire en cas de pic d'activité ou de besoins spécifiques
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.