Finalité du poste
Assurer l'accueil, l'écoute et la première orientation des aidants et des personnes en situation de handicap, recueillir les informations nécessaires à leur accompagnement, organiser les rendez-vous avec les professionnels de la plateforme, et garantir le bon fonctionnement administratif et logistique des activités.
Missions principales
- Accueillir, informer et orienter le public (présentiel, téléphone, courriel).
- Identifier la nature des demandes (sociales, éducatives, psychologiques, administratives).
- Recueillir les éléments de situation et constituer les dossiers usagers.
- Planifier et gérer les rendez-vous avec les professionnels (travailleurs sociaux, psychologues, éducateurs, etc.)
- Assurer la gestion administrative courante de la plateforme.
Détail des activités :
Accueil et orientation du public
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les aidants, personnes accompagnées et partenaires
- Écouter et clarifier les demandes, collecter les informations nécessaires.
- Orienter vers le professionnel ou dispositif adapté, proposer un rendez-vous si nécessaire.
- Garantir confidentialité et respect du secret professionnel.
Gestion des rendez-vous et des agendas
- Organiser les plannings des professionnels et des activités collectives.
- Envoyer confirmations et rappels, mettre à jour les informations partagées avec l'équipe.
Administration et gestion documentaire
- Créer et mettre à jour les dossiers usagers, tableaux de bord, registres et indicateurs.
- Rédiger courriers, comptes rendus et rapports d'activité.
Organisation des activités et logistique
- Préparer les ateliers, groupes et événements : salles, supports et matériel.
- Suivre feuilles de présence et circulation de l'information.
Gestion des moyens matériels et avantages
- Suivi des commandes de fournitures et gestion des avantages salariés (chèques déjeuner).
Compétences requises
- Techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda), logiciels métiers du secteur médico-social, rédaction administrative.
- Relationnelles : sens de l'écoute et de l'empathie, capacité à instaurer une relation de confiance, discrétion et respect du secret professionnel.
- Organisationnelles : rigueur, gestion des priorités, réactivité et adaptabilité.
Profil :
Profil recherché:
- Diplôme de niveau Bac à Bac +2 dans les domaines : secrétariat médico-social, services et prestations des secteurs sanitaire et social (BTS SP3S) ou équivalent.
- Expérience souhaitée en structure sociale, médico-sociale ou associative, idéalement auprès d'aidants ou de personnes en situation de handicap.
- Sens du travail en équipe, adhésion aux valeurs et au projet associatif de l'OSE.
Conditions d'exercice
- Poste basé à la Plateforme PHARE - OSE, Paris 12e.
- Horaires de travail à définir selon l'organisation de la plateforme (présence sur les plages d'accueil du public).
- Participation possible à des réunions de coordination, formations internes et actions spécifiques (soirées, événements).
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