Responsable de scolarité administrative f/h - quotité 50%

À propos de nous

Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.


Mission

I/ AFFECTATION :

Direction des études et de la vie étudiante (DEVE). La DEVE a pour mission la mise en œuvre de la politique de l’établissement dans son volet formation (habilitations et scolarité) et vie étudiante.

II/ MISSIONS

Sous l’autorité du chef de service de la scolarité centrale rattachée à la DEVE, la personne recrutée aura pour mission principale la gestion de la scolarité administrative des composantes du site du Bourget-du-Lac : l'admission, l'inscription, la délivrance du diplôme, la coordination et l’animation de l'équipe de scolarité, l’accueil du public.

III/ ACTIVITES

Activités principales :

· Assurer la gestion des campagnes d’admission ECANDIDAT concernant les formations du site : vérification administrative des dossiers de candidatures avant transmission aux commissions de recrutement

· Préparer la campagne d’inscription administrative en lien avec le service de scolarité centrale

· Assurer le suivi des procédures administratives (réglementaires et/ou internes) et des calendriers de gestion

· Réaliser les inscriptions administratives pour les composantes du site : contrôle, vérification des dossiers d’inscription, délivrance des documents d’inscription (carte d'étudiant, certificat de scolarité...) pour les licences, masters, ingénieurs, doctorats, CPGE…

· Assurer la comptabilité des inscriptions administratives : encaissements (régie), remboursements.

· Réaliser le contrôle annuel des étudiants boursiers en lien avec le service de scolarité centrale

· Délivrer les diplômes concernant les formations du site

· Coordonner et animer de l'équipe de scolarité

· Rendre compte au chef de service des difficultés du terrain

Activités associées :

· Accueil physique, téléphonique du public

· Gestion de la messagerie électronique et du courrier du service

· Mise à jour et diffusion des informations en interne

· Lien avec des structures externes

· Rendu compte des retours du terrain

Conditions particulières d’exercice :

Utilisation de matériels et logiciels spécifiques. Présence dans les créneaux d’ouverture du service au public et activité très soutenue au moment des candidatures / des inscriptions.


Profil

I/ COMPETENCES

Savoirs :

· Posséder des notions juridiques et administratives dans le domaine de la scolarité

· Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche

· Connaître l’organisation de la structure et du campus

· Connaitre le cadre réglementaire du domaine formation

· Connaître l’environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion de scolarité

· Maîtriser les contraintes techniques importantes liées aux applicatifs de gestion



Savoir-faire :

· Organiser et planifier ses activités

· Trier, classer et hiérarchiser les informations réceptionnées

· Rechercher les informations qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné

· S’exprimer oralement avec aisance et connaître les techniques d'accueil

· Restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse

· Gérer la confidentialité des informations et données

· Travailler en équipe : former et gérer une équipe (répartir leurs tâches, coordonner, motiver, contrôler le travail accompli)



Savoir-être :

· Être à l’écoute et accueillant

· Être organisé, consciencieux et rigoureux

· Être respectueux des règles et des délais de traitement

· S’adapter aux diverses situations et aux outils informatiques

· Animer, cordonner et contrôler

Formation(s) et expérience(s) professionnelles : Niveau Master

II/ CONDITIONS D’EMPLOI

* Traitement brut mensuel : rémunération en référence à la grille indiciaire des ingénieurs d’études (IGE classe normale), tenant compte des diplômes et de l’expérience professionnelle

* Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon modalités de travail)

* Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation

* Télétravail possible

* Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…

* Accès à la formation

III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION, par voie électronique au plus tard le 20 août 2025

Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter : Stephane.vitiello@univ-smb.fr

L’université Savoie Mont Blanc est fermée du 23 juillet 2025 au soir au 21 août 2025 au matin.

Les premières auditions se dérouleront le mardi 26 août 2025 après-midi.