Envie de rejoindre une équipe dynamique au cœur de la stratégie de marque et de communication de la Coopérative U ? Nous recherchons un ou une Assistant(e) de Direction pour soutenir simultanément la Direction Marque et Communication et la Direction Concept.
Assurer l'assistance administrative et organisationnelle :
* Gérer les agendas des responsables N-1 en coordonnant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels,
* Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, les présentations des instances chaque mois,
* Traiter et suivre les demandes administratives, notamment la gestion des courriers entrants et sortants, des emails et des appels téléphoniques.
Organiser les réunions et événements interne :
* Préparer les réunions et événements internes (ordre du jour, réservation des salles, envoi des invitations),
* Assurer la logistique des événements internes (coordination avec les prestataires, gestion des fournitures, suivi des facturations, récupérer le courrier, gestion du matériel informatique),
* Déplacement interne de la Direction (réservation billets de train, hôtel, billet avion et location de voiture),
* Prendre en charge l'organisation des événements spécifiques au service (séminaires, déjeuner)
Coordonner les activités transversales :
* Servir de point de contact pour toutes les Directions,
* Participer au suivi des projets transverses en collaboration avec les équipes internes et externes,
* Assurer un rôle de soutien dans la coordination et le respect des deadlines pour les projets prioritaires.
Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs :
* Suivre les commandes, devis et factures en lien avec les prestataires et fournisseurs,
* Maintenir un lien avec les agences partenaires ou autres prestataires liés aux activités du service,
* Assurer la mise à jour et l'archivage des contrats ou documents administratifs associés,
Appuyer la communication interne et externe du service :
* Aider à la préparation des supports de communication (actu hebdo, présentations),
* Contribuer à la mise en place et au suivi des actions de communication internes (événements, publications)
* Assurer le relais des informations clés auprès des équipes du service et des autres Directions,
* Réseaux Sociaux : Poster les affiches dynamiques sur différentes plateformes pour les magasins, publications (facebook, instagram et youtube),
* Création des commandes chaque mois pour le service Media
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L'Assistant(e) Confirmé(e) doit être organisé(e), minutieux, motivé(e), rigoureux et réactif, possédant une vaste expérience en gestion administrative. Avoir une très bonne aisance orale,et de bonnes capacités rédactionelles.
Compétences métier :
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack office),
* Bonne maîtrise (gmail, drive, Google Sheets, Google doc et Google Slide),
* Bonne connaissance des processus administratifs,
* Sensibilité au domaine de la commmunication et du marketing pour comprendre les enjeux et les priorités du service
Compétences comportementales :
* Organisation et rigueur pour gérer plusieurs tâches et priorités simultanément,
* Discrétion et respect de la confidentialité des informations,
* Proactivité et autonomie pour anticiper les besoins et résoudre les problèmes
Compétences relationnelles :
* Excellente aptitudes en communication écrite et orale pour intérargir efficacement avec des interlocuteurs variés,
* Esprit collaboratif pour travailler avec des équipes transversales,
* Diplomatie et adaptabilité pour gérer des situations et des demandes variées.
Expériences : 2 à 3 ans
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