Gestionnaire administratif de formation f/h (réf. fdl2)

Informations générales Organisme de rattachement Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions. Référence 2025-1216 Niveau facultaire / inter-facultaire Directions inter-facultaires Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie (DGAFP) B (profession intermédiaire) Corps TECH Domaine / métier 05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Statut du poste Vacant Intitulé du poste Gestionnaire administratif de formation F/H (réf. FDL2) Présentation de la structure recruteuse La direction du développement des compétences pilote et conçoit les dispositifs d'attractivité, d'accompagnement, et de fidélisation des personnels de Sorbonne Université : • Stratégie de publication des emplois, recrutement par mobilité ou contrat des personnels BIATSS, organisation des concours ITRF et intégration des nouveaux personnels • Formation et accompagnement des parcours professionnels : prise de fonction, parcours métiers, expertise… • Conseil, formation et dispositifs dédiés aux encadrants • Mission d'accompagnement des enseignants et enseignants-chercheurs : accompagnement individuel, HRS4R, séminaires des nouveaux maitres de conférence… • Mission Egalité : plan égalité, animation des temps forts de l'établissement et prévention et dispositifs d'écoute pour les victimes et témoins de VSS • Dispositifs de maintien dans l'emploi et soutien aux reconversions pour raison de santé (usure professionnelle, handicap et maladie) • Prévention des RPS : pilotage de projets, instruction des signalements, animation de la cellule de prévention primaire • Conception et diffusion d'outils, guides, fiches pratiques et ressources en ligne • Animation réseaux métiers Le service formation s'inscrit dans les objectifs de la DDC et soutient la politique RH déployée par l'Université. Il promeut la formation comme levier de professionnalisation des personnels, d'accompagnement des parcours, transitions et reconversions mais aussi de transformation de l'action publiques. Description du poste Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de formation F/H Catégorie : B Corps : TECH BAP : J CDD de 6 mois. Prise de fonctions souhaitée : 1er janvier 2026. Rattaché.e à la responsable du pôle gestion, le ou la gestionnaire formation participe activement à l’organisation et au déploiement d’actions de formation à destination de l’ensemble des personnels de Sorbonne Université. Missions principales : Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique Organiser les formations Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d’inscriptions Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paper board, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance Envoi des convocations par mail, Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires, Lien avec le service financier pour les engagements financiers Évaluation des sessions Saisie des présences et envoi des attestations de présence Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs. Diffusion des informations en relation avec l’activité de formation auprès de la communauté Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l’établissement Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l’interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation Gérer et suivre la boite mail partagée du service Gérer quotidiennement le système d’inscription dématérialisé Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles) Connaissances transversales requises : Connaissance de l’environnement professionnel, de l’organisation de la Fonction publique, de l’Enseignement supérieur et de l’université Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur Savoir-faire : Avoir le sens de l'organisation et de la planification Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques Posséder de bonnes qualités rédactionnelles Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Savoir-être : Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de disponibilité Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l’organisation Savoir travailler en équipe, sens relationnel Avoir le sens du contact et des relations humaines Être polyvalent-e et posséder des capacités d’adaptation Durée du contrat (mois) 6 mois Quotité Temps plein Informations complémentaires Encadrement Non Télétravail possible Non Conditions d'exercice Conduite de projet Non Unité protégée / ZRR Non Critères candidat Niveau d'études Niveau 4 - Bac Niveau d'expérience min. requis Non renseigné Date limite de candidature 30/11/2025 Localisation du poste Europe, France, Ile-de-France, Paris (75) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Tour Zamansky 9ème étage Site Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris Date de vacance de l'emploi 01/01/2026