Secretaire medicale f/h

Description du poste

▪ Secrétariat du Chef de Service

▪ Secrétariat du service

▪ Préparation des rentrées universitaires en relation avec la faculté (janvier, mai, aout et novembre)

▪ Les deux secrétaires constituent un binôme, se remplacent et s’entraident, y compris lorsque l’une ou l’autre n’est pas en capacité d’exercer certaines missions

Missions générales et permanentes

▪ Mission d’accueil physique et téléphonique et prise des messages

▪ Prise de rendez-vous de consultations spécialisées et des demandes enregistrées sur LORAH

▪ Réception et réponse des mails de la boite générique

▪ Numérisation de documents à insérer dans le dossier patient ORBIS

▪ Organisation et programmation de toutes les réunions du service (diffusion des avis de réunion, réservation de salles en lien avec le secrétariat de Direction du site, aspects logistiques)

▪ Gestion du courrier postal (départ et réception, tri, diffusion)

▪ Mise à jour des données relatives à la Direction (organigramme, papier à entête…)

▪ Assurer l’interface entre le chef de service, l’encadrement (transmission d’information par mail…) et les différents interlocuteurs internes ou externes à l’hôpital

▪ Gestion des demandes de dossiers médicaux en rapport avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)

▪ Frappe des CR médicaux

▪ Gestion des plaintes avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA)

▪ Commande des fournitures de bureau (petits matériels) en lien avec la logistique

Missions spécifiques

▪ Relation avec la faculté d’odontologie pour l’arrivée des étudiants en formation initiale et continue et Erasmus

▪ Préparation des arrivées et départs des médecins, internes, externes, Erasmus

▪ Préparation et validation des plannings à l’année N+1 avec le chef de service et son adjoint

▪ Aide à l’organisation des Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS) : réservation salles, fléchage, logistique

▪ Gestion mensuelle du tableau de présence médicale avec mise à jour régulière sur CHRONOS et suivi des autorisations d’absence en lien avec le bureau du personnel médical de Bichat

▪ Accueil des candidats en observation dans le cadre de la procédure « passerelles » en odontologie

▪ Référente ORBIS pour la modification des agendas de consultation en lien avec l’équipe SMAX pour la création

▪ Mise à jour du site institutionnelle via BASINS

Missions ponctuelles

▪ En l’absence du cadre, accueil du nouveau personnel médical et des étudiants en formation initiale et continue avec le responsable pédagogique (présentation service, inventaire lingerie, attribution vestiaire et casier)

 Adaptabilité – Autonomie

 Sens de l'organisation, rigueur

 Capacité à se positionner au sein d'une équipe pluridisciplinaire

 Communication efficace

 Discrétion professionnelle et discernement

 Disponibilité

 Polyvalence

 Proactivité

 Qualités relationnelles

 Sens des responsabilités

 Tact

▪ Formation secrétariat exigée

▪ Maîtrise de l'outil informatique (Outlook - Word – Excel – Power Point …) et les nouvelles technologies de l'information

▪ Connaissance des termes médicaux en lien avec la spécialité (formation sur les pratiques dentaires à acquérir)

▪ Connaissance de l'hôpital appréciée mais non indispensable

▪ Connaissance des outils institutionnels utilisés à l'APHP : ORBIS, CHRONOS, LORAH, SMAX, BASINS


Profil recherché

 Adaptabilité – Autonomie

 Sens de l'organisation, rigueur

 Capacité à se positionner au sein d'une équipe pluridisciplinaire

 Communication efficace

 Discrétion professionnelle et discernement

 Disponibilité

 Polyvalence

 Proactivité

 Qualités relationnelles

 Sens des responsabilités

 Tact

▪ Formation secrétariat exigée

▪ Maîtrise de l'outil informatique (Outlook - Word – Excel – Power Point …) et les nouvelles technologies de l'information

▪ Connaissance des termes médicaux en lien avec la spécialité (formation sur les pratiques dentaires à acquérir)

▪ Connaissance de l'hôpital appréciée mais non indispensable

▪ Connaissance des outils institutionnels utilisés à l'APHP : ORBIS, CHRONOS, LORAH, SMAX, BASINS