Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le pôle Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité de la DFR assure :
la coordination, la mise en œuvre et le suivi du cadrage des opérations Scolarité, de l'admission à la délivrance des diplômes, au périmètre « composantes », au périmètre des établissements partenaires pour l'offre accréditée ;
la collecte et la mise à jour des informations (CA, attendus, critères d'examen des candidatures) nécessaires à ces opérations ;
le paramétrage du SI formation (APOGEE) et des applicatifs Scolarité (Parcoursup, MonMaster, EEF, eCandidat, Inception);
la modélisation et le suivi de l'offre de formation ;
la préparation, le suivi et la mise en œuvre des délibérations et du cadrage réglementaire du domaine Scolarité et Formation dans les différentes instances et comités.
L'Assistant-e gestionnaire de formation exerce ses fonctions sous la responsabilité de la cheffe de pôle.
Activités principales de l'agent :
Appui à la gestion des inscriptions
Participer à la préparation administrative des campagnes d'inscription
Assurer la saisie et la mise à jour de données simples dans les applications de scolarité (Apogée, eCandidat.)
Gestion des demandes et assistance de premier niveau
Assurer la gestion quotidienne des boîtes mails d'assistance (inscriptions, candidatures, Apogée)
Répondre aux demandes simples des usagers
Orienter les demandes complexes les interlocuteurs concernés
Contrôle et fiabilisation des données
Effectuer des contrôles de premier niveau sur les données saisies (cohérence, complétude)
Signaler les anomalies détectées aux interlocuteurs concernés
Participer aux opérations de mise à jour ou de correction de données sous supervision
Appui à la formation et à la documentation
Participer à la diffusion des supports d'aide (guides, procédures)
Contribuer à la mise en forme et à l'actualisation de documents (tutoriels simples, FAQ)
Assister à l'organisation logistique des ateliers de formation
Appui aux procédures administratives spécifiques
Participer au traitement administratif de certaines procédures
Assurer le suivi des demandes et relances si nécessaire
Participation aux tests et au fonctionnement courant
Participer aux tests simples des outils (vérification de fonctionnement, remontée d'anomalies)
Suivre des procédures de test prédéfinies
Soutien au fonctionnement du service
Participer à l'accueil et à l'information des usagers
Assurer des tâches administratives transversales (classement, archivage, suivi de tableaux)
Apporter un appui ponctuel aux autres outils de scolarité
L'activité s'exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d'Orsay (91)
Prise de poste : Immédiate
Contrat : CDD 3 ans ou titulaire
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