Description du poste
Missions permanentes :
* Accueil téléphonique et physique des malades, de leur entourage et orientation vers les personnes concernées.
* Prise et transmission des messages.
* Prise de contact avec différents organismes (mutuelles, établissements, …).
* Prendre les appels téléphoniques des assistant(e)s de service social absent(e)s ou en RDV. En cas d’absence, filtrer les appels et transmissions à l’assistant(e) de service social de remplacement.
* Ouverture administrative des Dossiers sociaux (CDR, recherches de patients, transmissions Orbis) et inscription des transmissions au dossier social informatisé.
* Suivi de tableaux de bord sur Via Trajectoire, relances auprès des établissements, surveillance des recherches en cours et annulations en collaboration avec l’assistant socio-éducatif.
* Frappe de courriers, frappe de rapports sociaux et autres documents.
* Photocopies, envoi de courriers, envoi de fax, scan de documents et envoi aux assistant(e)s de service social ou aux organismes partenaires.
* Recherches d’informations de tout ordre (internet, recherches mutuelles, législations, …).
* Aide à la constitution des dossiers aide sociale, A.P.A., PUMA, CSS, AME, MDPH, etc…
* Demande par courrier ou téléphone de diverses pièces administratives (ex : acte naissance, avis d’imposition, etc…)
* Saisie des actes effectués et scan de documents dans ORBIS
* Gestion et suivi des dossiers USLD de VGR
Missions ponctuelles
* Participation aux réunions du Service Social (réservation des salles)
* Remplacement des collègues secrétaires sociales de l’hôpital Corentin CELTON
* Statistiques secrétariat social et PMSI
* Commandes de fournitures, tampons encreurs, masques, gel hydro alcoolique.
* Réception des documents à transmettre aux Assistants Sociaux. Sous couvert du cadre.
* Participation à la démarche qualité de l’Etablissement.
* Organisation des remplacements d’absences inopinées des ASE en lien avec la cadre du service.
* Participation aux groupes de travail proposés au sein de l’HEGP, HUPO, APHP, …
* Formation en secrétariat et gestion administrative.
* Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s’adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs.
* Recevoir, collecter, traiter et transmettre l’information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité.
* Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels : Word et Excel ; Powerpoint).
* Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire / Utiliser et maîtriser les techniques de communication.
* Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d’activité…).
* Travailler en équipe
Profil recherché
* Formation en secrétariat et gestion administrative.
* Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s’adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs.
* Recevoir, collecter, traiter et transmettre l’information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité.
* Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels : Word et Excel ; Powerpoint).
* Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire / Utiliser et maîtriser les techniques de communication.
* Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d’activité…).
* Travailler en équipe
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