Chargé·e de coordination de scolarité

À propos de nous

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’Institut assure la mise en œuvre des missions de collecte, catalogage, numérisation, conservation physique et numérique à des fins d’exploitation des collections audiovisuelles et issues du web médias. Elle porte également les missions de la Recherche ainsi que le développement et l’exploitation des technologies industrialisées par l’INA.

Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.


Mission

Au sein d'INA Campus, dans le cadre d'un CDI, nous recherchons un.e Chargé·e de coordination de scolarité en charge d'assurer la coordination et l'organisation des actions de suivi de la scolarité et de gestion administrative liées à l’enseignement supérieur


Activités / tâches

1. Assurer l'organisation des sélections et la préparation des enseignements :

* Préparer le planning de recrutement des candidat·e·s

* Convoquer les intervenants pédagogiques pour les phases de recrutement, d’instruction des dossiers, et d’entretiens

* Accuser réception auprès des candidat·e·s des dossiers d’inscription et demander, le cas échéant, les compléments d’information

* Organiser le planning des entretiens avec les candidat·e·s

* Rédiger et transmettre aux candidat·e·s les convocations des entretiens de recrutement et des réponses

* Assister aux réunions pédagogiques en vue de procéder à la mise à jour des contenus des enseignements et en effectuer les comptes rendus

* Coopérer à l’élaboration du budget pédagogique, pour les diplômes de son périmètre, et en effectuer un suivi

2. Collaborer et contribuer à l’organisation des actions de formation :

* Etablir les contrats des intervenants

* Planifier et gérer les moyens nécessaires aux actions de formation en fonction des plannings définis

* Contribuer à la coordination des intervenants et des moyens nécessaires aux actions de formation

* Effectuer le suivi de l’assiduité des étudiant·e·s

* Organiser les séquences d’évaluation des étudiant·e·s (planning des évaluations, salles, moyens, etc.)

3. Participer à l’animation de la vie étudiante :

* Etre l’interlocuteur.trice privilégié.e des étudiant·e·s pour toute question relative à la scolarité et à la mise à disposition des moyens et des salles

* Organiser les sorties et les visites des étudiant·e·s

* Organiser les projections des projets réalisés par les étudiant·e·s

4. Assurer la mise à jour des données administratives dans le SI :

* Renseigner et tenir à jour la base de données des candidat·e·s et des candidatures

* Renseigner et tenir à jour la base de données des étudiant·e·s pour chaque promotion


Profil

Vous justifiez d’un Bac+2/3 et de 2 ans d’expérience professionnelle minimum en gestion administrative dans le secteur de l'audiovisuel ou de l'enseignement, de la formation professionnelle et/ou d'un parcours professionnel admis en équivalence.


Compétences

* Maîtrise des techniques de gestion et d'administration

* Maitrise des méthodes de gestion de production

* Maitrise des techniques de planification et de reporting

* Bonne connaissance de l’enseignement supérieur

* Bonne connaissance des techniques de suivi de budget

* Maîtrise des outils du pack office Microsoft


Aptitudes

* Organisation, méthode et rigueur

* Qualités relationnelles

* Capacité d’écoute

* Capacité rédactionnelle

* Gestion des priorités et des délais

* Sens du service client et du résultat