Conseiller·ère de formation

À propos de nous

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

L’Institut remplit une mission de formation aux métiers de l’audiovisuel et du patrimoine, d’abord en formation continue puis en formation initiale. Premier centre de formation aux métiers de l’audiovisuel et des médias numériques, INA Campus propose 14 formations initiales et plus de 400 formations professionnelles couvrant l’ensemble des métiers du secteur de l’audiovisuel et des médias numériques, à destination des jeunes talents et des professionnels. Ce sont 350 étudiants et plus de 2000 stagiaires de formation professionnelle qui chaque année sont accueillis à l’INA.


Mission

Au sein d'INA Campus, sous la responsabilité de la Responsable du secteur Conseil, vous serez en charge d'assurer le traitement des dossiers d'inscription aux stages du catalogue de formations dans un objectif de suivi de clientèle, dans le respect des délais et des procédures définis par le responsable du service et dans le respect des dispositions réglementaires.

Vos activités seront:

1/ Réaliser le traitement des dossiers d’inscription :

* Gérer et faire progresser l'état d'avancement des inscriptions sur chaque session relevant du portefeuille de stages

* Relancer les anciens prospects ou clients afin d’assurer un remplissage optimal de chacune des sessions de formation

* S'assurer de la réception de tous les renseignements requis pour le stage et des pièces utiles au dossier d'inscription (CV, parcours et attentes, prérequis, conventions signées, paiement…)

* Saisir les données dans l'outil de gestion

* Constituer les dossiers administratifs dans le respect des délais prévus par la démarche qualité Qualiopi

* Fournir les indicateurs et les éléments nécessaires à sa hiérarchie permettant d’évaluer la faisabilité des formations

* Accompagner les candidats dans la rédaction et le montage de leur dossier CPF, ainsi que dans la rédaction des éventuels courriers de recours auprès des commissions paritaires des OPCO

* Envoyer les convocations aux apprenants inscrits pour les formations du catalogue et sur-mesure

* Gérer les listes d'attente sur les stages du catalogue

* Avertir les clients des annulations de sessions, et proposer une réinscription sur une session ultérieure, un stage approchant, ou bien une formation sur mesure le cas échéant

* Procéder à l'accueil administratif et physique des apprenants lors des démarrages de session

* Préparer et transmettre le dossier administratif et financier au service gestion administrative interne pour permettre l’établissement de la facture

* Archiver les dossiers relatifs aux inscriptions sur une session

* Mettre à jour la base de données des clients et des prospects dans le système d'information

2/ Communiquer les informations sur les produits et services :

* Répondre aux demandes de personnes désirant s'inscrire sur les stages du catalogue et les informer des démarches (inscription, financement)

* Orienter les clients vers les chargé.es de développement commercial dans le cas de demandes de formations spécifiques

* Informer les clients des contenus de stages en liaison avec les ingénieurs pédagogiques

* Conseiller les clients sur les modes de financement

* Participer à des salons, des manifestations professionnelles, des opérations de présentation ou de promotion des formations

3/ Assurer le suivi des relations avec les organismes collecteurs de fonds de formation dans le cadre du suivi de dossiers


Profil

Vous êtes de formation supérieure (Bac + 2/3) en gestion administrative et commerciale ou parcours professionnel admis en équivalence.


Compétences requises:

* Maitrise des techniques administratives et commerciales

* Connaissances des dispositifs de financement de la formation professionnelle

* Bonne pratique des bases de données informatiques

* Notions d'anglais souhaitées

* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...) et des applicatifs métiers


Aptitudes:

* Organisation, méthode et rigueur

* Sens du service client et du résultat

* Esprit d'initiative et polyvalence

* Aisance orale

* Capacité rédactionnelle

* Sens des priorités

* Sens du travail en équipe

* Qualité relationnelle

* Capacité d’écoute et d’analyse