Assistant(e) de direction département "a" h/f

Attaché(e) au Chef de Département, vous jouez un rôle clé d’interface et de supportauprès des équipes etdu Chef de Département, dans un environnement scientifiqueinternational, à travers les différents axes de votre mission :


Assistance au chef de Département

Assurer la gestion de l’agendadu Chef de Département.
Préparer et suivre les réunions structurantes (AG, revues de projets, réunionsexternes).
Participer à la préparation de supports de présentation et à la mise en forme dedocuments (présentations, indicateurs).
Regrouper les informations pertinentes, préparer et mettre à jour les documents,transmettre les informations pertinentes (faits marquants, notes de nomination,organigrammes, ...).
Organiser et préparer les conseils d’unité, gérer le renouvellement de ses membres.
Rédiger, à la demande, des comptes rendus de réunions et assurer le suivi desactions associées.

Support administratif et organisationnel

Assurer la gestion administrative et organisationnelle du service (processus admin, outils, suivi).
Gérer les outils de communication interne (listes de diffusion, diffusion d’informations).
Assistance à l'équipe de direction (commandes, réservation, etc.)
Accueillir et orienter les interlocuteurs internes, visiteurs et nouveaux arrivants.
Contribuer à la fluidité du fonctionnement quotidien du service et à la qualité de l’environnement de travail.

Organisation & logistique

Organiser les réunions, séminaires et événements du département en lien avec le commanditaire.
Assurer la gestion des missions et déplacements professionnels pour l'équipe de direction (ordres de mission, réservations, aide à la liquidation).
Suivre des actions transverses : inscriptions à des conférences, visibilité desprocédures, gestion des moyens généraux.
Actions transverses du département

Participer à la dynamique collective des assistants du département et apporter un appui selon les périodes d’activité.