Secrétaire administratif h/f

RESPONSABILITÉS : Sous l'autorité de la Cadre administrative, vos principales missions sont : GARANTIR LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ETABLISSEMENT : • Assurer l'accueil physique et téléphonique. • Réceptionner, traiter, orienter les appels et prendre des messages téléphoniques le cas échéant. • Traiter et mettre en forme des documents, notes, courriers, décisions. • Rendre des prises de notes et rédiger des comptes-rendus : réunion administrative, CVS. • Préparer et suivre les dossiers des usagers de l'établissement : dossier papier, IMAGO-DU. • Participer, le cas échéant, à l'amélioration des pratiques, participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise en charge des usagers. ASSURER LE SUIVI ET LA COORDINATION DES IMPERATIFS AVEC LA DIRECTION : • Prendre des rendez-vous, tenir conjointement l'agenda du chef d'établissement. • Préparer et organiser les réunions du conseil de la vie sociale, rédiger les comptes rendus et diffuser les informations : convocation, CR, élections... • Prendre en charge la partie administrative des évènements (invitation, courriers, comptes rendus...) : WEO, journée famille, fermeture/ouverture établissement. • Gérer et mettre à jour les listes et les coordonnées des familles. ASSURER LA COORDINATION AVEC LE PÔLE ADMINISTRATIF : • Collecter les éléments des dossiers des usagers et assurer le classement et l'archivage. • Assurer le suivi, le contrôle et la mise à jour de l'inventaire des immobilisations de l'entreprise • Tenir la caisse et inventaire avec la direction • Saisir informatiquement les pièces comptables relevant de la caisse (entrées et sorties) • Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement. • Vérifier les factures liées à l'activité de l'établissement : prestataire repas et transport GARANTIR L'ACCUEIL DES USAGERS ET DE LEURS FAMILLES : • Coordonner les transports des usagers : annuler lors d'absences ou adapter le planning des tournées, notamment sur l'EPGP et l'internat. • Assurer l'appel des usagers, puis transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées. • Garantir le parcours administratif des jeunes accueillis : rédiger la convocation admission, suivre et coordonner l'envoi des notifications MDPH, préparer le dossier d'accueil. • Suivre l'activité de l'établissement : présence/absence des usagers, entrées / sorties. • Coordonner les commandes des repas : participer à la commission menus, transmettre le choix des menus et les quantités nécessaires, suivre les livraisons... PROFIL RECHERCHÉ : Le candidat devra faire preuve des qualités suivantes : Diplôme requis bac ou bac+2 en assistanat administratif. • Sens du relationnel auprès des équipes • Sens de l'organisation • Capacité d'initiative • Capacité d'écoute et d'adaptation aux situations • Faire preuve de disponibilité • Professionnalisme • Discrétion et confidentialité Poste en CDI temps plein. Poste basé à Chevreuse. Rémunération à partir de 24K€ bruts annuel selon expérience (CCN 66).

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé non qualifié

Créée en 1954, l'Entraide Union est une association intervenant dans les secteurs social, médico-social et sanitaire. Elle regroupe près de 60 établissements qui accueillent des personnes de tous âges, en grande difficulté ou en situation de handicap. Parmi ces établissements, l'IME de Chevreuse accueille des jeunes atteints du double handicap de surdi-cécité avec troubles associés ou de pluri handicap.