Objectif du poste : Assurer l'organisation et le suivi administratif et réglementaire des actions de formation, de l'inscription à la clôture des dossiers, en garantissant la conformité légale et la traçabilité des parcours.
Missions et activités principales :
1. Gestion Administrative et Réglementaire des Formations
Gestion des dossiers stagiaires :
- Enregistrer les inscriptions, constituer et suivre les dossiers administratifs des participants (convention de formation, contrat, documents d'information, etc.).
- Établir les feuilles d'émargement et s'assurer de leur bonne tenue et du respect des obligations d'assiduité.
- Émettre les attestations de fin de formation et de présence.
- Mettre à jour la base de données de gestion de la formation (SIRH ou logiciel dédié).
Conformité réglementaire :
- Assurer la conformité des dossiers aux exigences Qualiopi (traçabilité des preuves, gestion documentaire).
- Veiller à l'application du cadre légal de la formation professionnelle continue.
Gestion des partenariats et organismes externes :
- Gérer les relations administratives avec les organismes de formation habilités (partenaires, sous-traitants), y compris l'établissement des conventions de partenariat.
- Assurer le suivi des dossiers spécifiques nécessitant des enregistrements auprès de France Compétences (ex : gestion des certifications RS ou RNCP).
2. Coordination et Suivi Intervenants
Planification :
- Élaborer et mettre à jour les plannings des sessions (dates, lieux, intervenants).
Relation formateurs / intervenants :
- Préparer les contrats et les conventions d'intervention.
- Centraliser et transmettre les documents pédagogiques aux formateurs.
- Assurer le suivi administratif des intervenants (récapitulatif des heures, notes de frais, éléments de paiement).
Accueil et information :
- Accueillir et informer les stagiaires et les formateurs sur les aspects administratifs.
- Répondre aux questions administratives et pratiques sur le déroulement des formations.
3. Gestion Financière Simplifiée
Facturation :
- Émettre les factures clients (entreprises, particuliers, OPCO) conformément aux conventions.
Relations avec les financeurs :
- Constituer les dossiers de prise en charge financière (OPCO, CPF, Pôle Emploi, entreprises).
- Suivre les demandes de financement et les conventions.
Bilan :
- Contribuer à l'élaboration du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel.
Compétences requises :
Techniques / Métier
→ Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Connaissance et maîtrise du logiciel Digiforma ou d'un outil de gestion de la formation équivalent.
→ Connaissance approfondie de la réglementation de la Formation Professionnelle Continue (OPCO, CPF, France Compétences).
→ Capacité à suivre des procédures administratives et financières rigoureuses.
Comportementales (Savoir-être)
→ Rigueur et organisation (gestion de multiples dossiers et de plannings).
→ Aisance relationnelle et sens du service (contact avec les stagiaires, entreprises, formateurs et
organismes partenaires).
→ Autonomie et proactivité. Discrétion et respect de la confidentialité des données.
Profil souhaité :
Formation : Bac +2 (BTS/DUT) Assistant de Gestion, Gestion PME/PMI, ou équivalent. Une spécialisation en Ressources Humaines ou en Gestion de la Formation est un plus.
Expérience : Une première expérience (stage, alternance ou emploi) dans la gestion administrative ou au sein d'un organisme de formation est souhaitée.
Conditions d'emploi :
Type de contrat : CDD 6 mois renouvelable
Durée du travail : 35 heures
Rémunération : Environ 1 850 € brut par mois (à négocier selon l'expérience)
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