Secrétaire / assistante de pôle (h/f)

VOS MISSIONS PRINCIPALES
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Sous l'autorité de la direction du pôle Mobilités et Transports du Futur, l'agent exerce ses missions pour les formations sous statut ingénieur et sous statut apprenti, ainsi que pour les activités du pôle. Il/elle assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, logistique et organisationnelle, dans le respect des règles, procédures et techniques en vigueur.

1. Gestion administrative des formations
-Gestion administrative courante des formations
-Participation aux processus semestriels (rentrée universitaire, suivi des études, forums.)
-Diffusion des informations pédagogiques
-Appui au suivi des UE hors emploi du temps
-Appui administratif aux responsables de formation

2. Assistance à la direction et au pilotage du pôle
-Assistance au Directeur de pôle et aux responsables de formation
-Gestion et suivi des agendas et échéances
-Organisation des réunions (convocations, logistique, comptes rendus)
-Co-gestion du courrier commun et de la boîte mail si nécessaire
-Archivage, partage et gestion des données

3. Activités financières et budgétaires
-Participation au montage et à la synthèse du budget annuel
-Rôle de gestionnaire SO
-Saisie et suivi des demandes de commandes (hors facturation)
-Suivi global du budget et de l'état des commandes

4. Logistique et moyens
-Organisation et gestion des déplacements (missions, invités, jurys, séminaires)
-Gestion des fournitures de bureau et d'enseignement
-Soutien logistique aux activités du pôle (locaux, matériels, salles)

5. Activités liées à la recherche
-Passage de commandes liées aux activités de recherche
-ODM et suivi des missions (jurys de thèse/HDR, invités)
-Gestion des dossiers Camunda et ZRR
-Aide à l'organisation d'événements scientifiques

6. Communication et relations extérieures
-Accueil, orientation et information des partenaires industriels
-Participation aux opérations de communication du pôle
-Organisation logistique des événements (JPO, RDD, visites)
-Contribution à la création de supports et moyens de communication

VOTRE PROFIL
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De formation minimum BAC / BTS secrétariat souhaité
Expérience : débutant accepté

Vous maitrisez les techniques rédactionnelles, les outils informatiques et vous avez une capacité d'analyse et de synthèse.

Vous êtes rigoureux et fiable, vous savez travailler en autonomie, vous faites preuves d'initiatives, et vous disposez de réelles qualités relationnelles. Vous savez respecter la confidentialité des données et informations dont vous pouvez avoir connaissance dans le cadre de vos fonctions.

Vous avez une connaissance générale de la gestion administrative et financière.

VOTRE CANDIDATURE
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Type de contrat : CDD de droit public d'un an (renouvelable) - à pourvoir dès que possible
Catégorie : B
Salaire mensuel brut : 2 180€ ou plus selon expérience
Durée hebdomadaire de travail : 37h30 - 50 jours de congés payés annuels
Localisation principale : Site de Montbéliard

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à : recrutement.biatss@utbm.fr
Date limite de dépôt des candidatures : 22/05/2026

Pour plus d'informations : marie-pierre.planche@utbm.fr