RESPONSABILITÉS :
Activités principales :
En tant qu'agent(e) d'accueil, vous serez chargé(e) d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction des Ressources Humaines. Cela inclut de fournir un accueil personnalisé et adapté à tous vos interlocuteurs, d'identifier les demandes pour y apporter des réponses appropriées, et de réceptionner et transmettre divers documents RH. Vous devrez également prioriser les demandes selon leur degré d'urgence, fournir un premier niveau d'information RH, orienter les personnes vers le service adéquat, transmettre les messages et en assurer le suivi.
Vous réaliserez également des missions administratives transverses, telles que la gestion de la messagerie DRH (entrants et sortants), l'enregistrement et diffusion du courrier, et la prise de rendez-vous pour les agents de la DRH. Vous serez amené(e) à élaborer des attestations diverses (certificats de travail, états de service, ct), programmer des visites médicales d'embauche, et gérer les contrats et arrêtés RH après leur établissement (signature, transmission, classement). Enfin vous veillerez à l'archivage et au classement des documents administratifs.
Enfin, vous contribuerez à la préparation et à la planification des réunions initiées par la Direction RH, en prenant en charge leur logistique et organisation, en informant les participants dans les délais, en transmettant les documents nécessaires, et en rédigeant les comptes rendus.
Cadre de travail/ Conditions d'exercice :
Durée hebdomadaire : 37h30
Réguliers : 8h30-12h30 / 13h30-17h00
Scénario ARTT : 15 jours/an
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous devrez faire preuve d'une maîtrise des techniques d'accueil et de communication, ainsi que des logiciels de bureautique. Une bonne connaissance de l'organisation de la collectivité, incluant son organigramme, ses missions, les activités des services et leurs interlocuteurs, sera essentielle. Vous devrez également avoir des notions solides sur le cadre légal et réglementaire RH et être capable d'évaluer l'urgence d'une demande afin de hiérarchiser vos priorités.
Vos qualités personnelles joueront un rôle clé : une aisance relationnelle et rédactionnelle, un sens de l'organisation, ainsi qu'une grande discrétion seront indispensables. Vous devrez également faire preuve de rigueur, tout en cultivant un fort esprit d'équipe pour collaborer efficacement avec vos collègues.
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