Assistant(e) administratif(e) - h/f

Le poste

ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE

1. Réaliser l’accueil téléphonique de l’entreprise et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs
2. Accueillir les visiteurs
3. Réceptionner les courriers/colis de l’entreprise et les transmet aux collaborateurs concernés
4. Gèrer et suivre les courriers administratifs/documents adressés à l’entreprise
5. Déposer au bureau de poste les courriers à envoyer
6. Assister les conducteur(rice)s de travaux, le(a) Responsable QSE et le PDG avec les demandes d’achats
7. Réaliser les démarches administratives auprès des fournisseurs (ouverture de compte, suivi de la facturation, etc.)
8. Réunir et suivre la documentation administrative relative aux fournisseurs et sous-traitants
9. Passer et assurer le suivi des commandes/contrats aux fournisseurs, prestataires
10. Traiter les bons de livraison et les factures des fournisseurs, prestataires
11. Gérer et suivre la flotte de véhicule et d’engins de l’entreprise (enregistrement, documentation, assurance, réparations, sinistres, etc.)
12. Assurer le suivi des contraventions reçues
13. Mettre à disposition du personnel les trames vierges de documents, les documents d’information, convocations aux formations, etc.

ASSISTANCE A LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

14. Participer à l’accueil des nouveaux salariés et apprentis/stagiaires et à la tenue du dossier du personnel (alimente le dossier RH, fournit et créé les documents nécessaires, etc.);
15. Réceptionner vérifier les notes de frais.

AUTRES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

16. Participer à l’atteinte des objectifs qualité, sécurité, santé et environnement de l’entreprise ;
17. Appliquer et faire appliquer les dispositions du système de management QSSE de l’entreprise ;
18. Consulter le(a) Responsable QSE, pour en cas de besoin d’introduction de tout nouveau formulaire/modèle de document, mode opératoire ou procédure dans le système.

Profil recherché

Dans le cadre de votre fonctions d'assistant(e) administratif(ve) vous êtes sous la responsabilité de l’Assistant(e) de direction. Vous êtes en interface avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Savoir Faire : Utilisation des modes de communication (téléphonie, messagerie, agenda électronique…). Analyse et gestion des demandes d’information. Maîtrise des logiciels bureautiques. Capacités rédactionnelles français/portugais.

Savoir être : Rigueur, organisation. Capacité d'adaptation pour savoir faire face à des situations et des publics variés. Sens du contact et de la communication. Proactivité, discrétion et sens de la confidentialité.

Qualification : Diplôme de niveau BAC ou formation/expérience professionnelle équivalente (expérience de 3 ans dans l’administration d’entreprise)

La maitrise des logiciels de bureautique est nécessaire.
Maîtrise du portugais. (oral/écrit)