Officier·ère d'état civil f/h

Catégorie : C
Direction :Démarches Droit et Document
Service : État Civil Élections

MISSIONS
Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service, en front office et en back office

* pièces d'identité
* recensement citoyen
* mutation de licence débits de boissons, syndicats professionnels
* inscription sur les listes électorales
* attestations d’accueil
* enregistrement et transcription : naissances, mariages, décès
* mise à jour des actes
* livrets de famille
* délivrance d’actes

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée ;

Instruire les demandes des usagers au guichet ; A raison de 50 % du temps de travail

Assurer le traitement des dossiers, donc la vérification et la saisie de documents ;

Remettre aux usagers les titres, pièces, ou actes demandés en matière d’affaires générales/identité/état-civil ;

Recevoir les déclarations et établir les actes d’état civil ;Gérer l’archivage des dossiers ;

Établir les dossiers de mariage ;Tenir administrativement les registres d’état civil.

Gérer l’archivage des dossiers ;

Participer aux dimanches d’élections et aider à la préparation des scrutins ;

Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;

Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;

Représenter l’image de la collectivité.

MOYENS

Matériel bureautique ;

Progiciels spécifiques, logiciels libre office ;

Technologies de l’information et de la communication, presse spécialisée ;

Un standard téléphonique.

CONDITIONS D’EXERCICE

Déplacements occasionnels afin de gérer des prestations à domicile ou sur autorisation du procureur (état-civil) ;

Devoir de réserve ;Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie ;

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ;

Positionnement sur un pôle thématique par roulement ;

Participation, par roulement, aux permanences du jeudi jusqu’à 19h00 au plus tôt et du samedi de 9h00 à 12h00 au plus tôt ;

Assister l'élu lors des cérémonies de mariage en semaine, le samedi matin et après-midi

Participation à la préparation des élections ;

Participation aux jours d’élections le dimanche de 7h00 à minuit au plus tôt ;

Positionnement sur la mairie annexe des Blancs Vilains en fonction des besoins du service ;

Positionnement au bureau d'état civil de hôpital André Grégoire en fonction des besoins de service

Contact avec la Préfecture (en l’absence du référent de pôle) ;

Code vestimentaire adapté à la réception du public ;

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des actes.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Poste à temps complet

#J-18808-Ljbffr