Assistant administratif et commercial h/f à vitry-sur-seine (94)

J4S recrute pour l’un de ses clients, un assistant administratif et commercial H/F à Vitry sur Seine (94). Ce poste est en intérim puis CDI.

Vos missions principales seront :

Accueil et courrier

1. Accueil téléphonique (filtrage des appels, recueil du maximum d’informations, renseignement de l’interlocuteur puis transmission à la personne concernée. Enregistrement précis des messages et affranchissement et envoi du courrier.

Gestion commerciale

2. Centralisation et répartition aux chargés d’affaires des demandes de devis complétés des dates de remise des offres et d’assemblés.
3. Contrôle du respect des délais de remise d’offres commerciale
4. Assistance aux chargés d’affaire pour la rédaction et la mise en forme de devis sur le logiciel EBP.
5. Création et mise à jour des dossiers clients sur EBP (fiches clients, commandes..)
6. Gestion numérique des dossiers clients et des prospects en veillant a ce qu’ils soient complets (devis et affaires), notamment les attestations simplifiées de taux réduits de TVA.
7. Gestion des dossiers d’appels d’offres public et rédaction du dossier commercial et administratif.
8. Assistance aux chargés d’affaires pour la relance de devis (appel des prospects)

Achats

9. Création et mise à jour des fournisseurs et des tarifs d’achats de fournitures dans la base informatique EBP.
10. Gestion et optimisation des achats de fournitures de bureaux et de stock atelier (relation et négociation avec les fournisseurs).
11. Assistance aux chargés d’affaires pour les achats de chantiers.

Facturation

12. Etablissement sur le logiciel EBP des demandes d’acomptes, des factures d’avancement et factures finales dans les délais, en en garantissant la qualité (justesse et totalité des prestations réalisées en plus values et moins values).

Suite d’activités

13. Saisie prévisionnelle quotidienne des heures des compagnons sur les chantiers puis contrôle et ajustement des heures réalisées et mise à jour du planning.
14. Edition de divers rapports d’activité à la demande du dirigeant (édition EBP et création de tableaux sur Excel).

Secrétariat

15. Rédaction de courriers et de rapports.
16. Rédaction et suivi des retours signés des PV de réception.
17. Prise de rdv, réservations
18. Classement et archivage des dossiers

Profil recherché
De formation BAC + 2 secrétariat ou vente, vous avez une expérience dans le secrétariat et/ou la vente d’au moins 2 ans. Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez le sens commercial, Vous êtes doté(e) d’un bon contact et êtes à l’écoute de vos clients, vous avez le sens de l’accueil et du service.

Rémunération : 2 665.00€ brut mensuelle x 13 mois + 20% primes d’intérim + remboursement des frais de transports
Localisation : Vitry-sur-Seine (94)
Type de contrat : Intérim renouvelable (remplacement d’un salarié) avec possibilité de CDI.
Date de début : Mi-mars 2025
Horaires de la mission : 35h par semaine en 4/5 en horaires variables avec possibilité de télétravail après la formation et une période d’adaptation