Description de l'offre
Vous aimez être au cœur de l’organisation d’un département scientifique d’excellence et contribuer à son bon fonctionnement au quotidien ? Rejoignez le DPhN en tant qu’Assistant(e) de direction et apportez votre soutien précieux à la direction et aux quatre laboratoires du département !
Rattaché(e) directement à la direction du DPhN (composée d’un chef de département, de son adjointe et d’un correspondant informatique), vous assurerez un rôle essentiel d’assistance auprès des quatre chefs de laboratoire, du chef d’installation et des animateurs sécurité.
Dans ce poste, vos principales missions seront les suivantes :
1. Assistance au département et coordination générale
1. Participer aux réunions hebdomadaires d’organisation et rédiger les rapports de suivi.
2. Organiser les agendas et planifier les réunions : sondages, réservation de salles, invitations, etc.
3. Assurer le suivi des effectifs et la mise à jour de l’organigramme.
2. Secrétariat et gestion courante
4. Organiser les événements : conférences, élections internes, repas d’assemblée générale du département, etc.
5. Gérer les remboursements divers, le courrier, et l’accueil des visiteurs (avis de rendez-vous, etc.).
6. Traiter les achats, émettre et archiver les documents.
7. Aide au suivi budgétaire en lien avec le groupe budgétaire de l’Irfu : réponses aux questions budgétaires des membres du DPhN, suivi des financements d’organismes extérieurs, extractions de données des tableaux budgétaires fournis par l’Irfu, etc.
8. Collecter et synthétiser les documents pour répondre aux demandes de statistiques diverses émanant du CEA.
3. Gestion RH
9. Gérer la gestion courante : attestations diverses, demandes de télétravail, arrêts de travail, etc.
10. Préparer les dossiers de recrutement pour stagiaires, CDD, CDI et collaborateurs extérieurs, en lien avec le groupe RH de l’Irfu et l’équipe sécurité du DPhN : collecte des documents, suivi de constitution des dossiers, demandes d’avis de sécurité, saisie des fiches personnelles nominatives, demandes d’ouverture de compte informatique, attribution de bureau, conventions de reversement ou de mise à disposition, etc.
11. Accueillir les nouveaux arrivants en lien avec les encadrants : envoi de la fiche d’accueil, vérification du circuit d’arrivée, remise de clé de bureau, etc.
12. Gérer le personnel sortant : fiches de fin de contrat, récupération des clés de bureau et ordinateurs (en lien avec le correspondant informatique), récupération du badge, etc.
13. Préparer les tableaux de plan de charge annuel.
14. Suivre les formations : listes de formations proposées, inscriptions, etc., en lien avec le groupe RH de l’Irfu.
Note importante : Vos missions variées couvrent la gestion courante, le secrétariat et les ressources humaines, dans un contexte où le télétravail est limité à un jour par semaine maximum pour garantir des interactions efficaces avec l’ensemble des membres du département.
Profil du candidat
Vous êtes idéalement titulaire d’un diplôme dans ce domaine et justifiez d’une expérience réussie d’au moins 5 ans dans un poste d’assistant(e) de direction ou équivalent.
Vous êtes reconnu(e) pour :
15. Votre rigueur, votre autonomie et votre esprit d’initiative.
16. Votre sens de l’organisation et votre esprit de service.
17. Votre capacité à travailler en équipe.
18. Votre discrétion dans la gestion des informations confiées.
Compétences attendues :
19. Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
20. Maîtrise de l’anglais écrit et oral, niveau courant.
21. Compétences rédactionnelles en français, notamment grammaire et orthographe.
22. Sens de la confidentialité et de la discrétion.
23. Sens de l’organisation et esprit d’initiative.
24. Autonomie et adaptabilité.
25. Capacité d’écoute et disponibilité.
26. Esprit de service et esprit d’équipe.
27. La connaissance des applications CEA (SAP, PACHA, TOP, HORUS, HERMES, NEO, TOUCAN, SPI) sera un plus sans toutefois constituer un prérequis.
Pourquoi nous rejoindre ?
En rejoignant le Département de Physique Nucléaire (DPhN) de l’Irfu (CEA Paris-Saclay), vous intégrez un environnement de recherche d’excellence dédié à l’étude expérimentale de la matière nucléaire. Au cœur des installations de pointe du CEA, vous contribuerez au bon fonctionnement d’un département stratégique, soutenant les quatre laboratoires et leurs projets d’envergure internationale.
…ET CE N’EST PAS TOUT ! Les à-côtés de votre mission principale peuvent vous intéresser :
• Un écosystème scientifique innovant, au service de projets à fort enjeu.
• Des formations pour renforcer vos compétences et accompagner votre évolution.
• Un équilibre vie privée / vie professionnelle.
• Un CE riche en avantages sociaux, culturels et sportifs.
• Des avantages pratiques : restaurant d’entreprise, transport pris en charge à 75 %, navettes depuis Paris, etc.
Vous souhaitez faire partie de l’aventure ?
Postulez dès maintenant et mettez votre énergie au service de la recherche et de l’innovation !
Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l’intégration des personnes handicapées, cet emploi est ouvert à toutes et à tous. Le CEA propose des aménagements et/ou des possibilités d’organisation pour l’inclusion des travailleurs handicapés.
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