Secretaire medicale oncologie - h/f

Description :

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE

Description reproduite en cas de publication de poste

Secrétaire médicale en Unité d’Hospitalisation de Jour, des consultations et d’hospitalisation d’oncologie (secrétariat mutualisé).

_Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs._

MISSIONS PRINCIPALES

- Accueil physique des patients et leur famille, des visiteurs médicaux (prestataires de services, laboratoires, etc.), de professionnels de santé de l’établissement (médecins, cadres, etc…),

- Production des courriers médicaux (de consultation, des cures de chimiothérapie, d’expertises, administratifs, nutrition et du Comité d’Onco-Hématologie),

- Gestion du courrier arrivé et départ_,_

- Classement des dossiers de consultation ainsi que des classeurs de chimiothérapie dans le dossier hospitalier,

- Gestion des boîtes mails secrétariats,

- Numérisation des documents,

- Gestion du courrier externe et interne,

- Gestion des messages pour les médecins (agenda, demandes RDV pour famille, ordonnances, communications de résultats, demande de RV urgents…).

MISSIONS ANNEXES / SPÉCIFIQUES

· Correspondance et gestion des dossiers avec la secrétaire des 3C.

· Gestion de la liste des courriers en attente de dictée et du tableau de bord informatique des médecins,

· Saisie et gestion des tableaux des astreintes médicales,

· Prise des rendez-vous des expertises et frappe des certificats médicaux d’expertise,

· Préparation minutieuse des consultations d’Oncologie (appel de chaque patient avant chaque consultation, récupération de l’ensemble des bilans et autres examens nécessaires à la consultation du jour…),

· Codage du PMSI dans WEBDIAG des chimiothérapies sur l’Hôpital de Jour après récupération du CIM 10 sur la fiche RCP,

· Préparation, gestion et suivi du Comité,

· Saisie Primo-chimio orale,

· Création et gestion informatique du planning Crossway (consultations – consultations urgentes et HDJ),

· Gestion des messages des patients,

· Gestion du planning prévisionnel des congés annuels et formation des médecins du service et du planning hebdomadaire,

· Mise à jour du tableau des astreintes médicales mensuelles

· Accueil et encadrement de nouveaux personnels et stagiaires,

· …

LIAISONS FONCTIONNELLES

Internes:

Chef de l’Unité Médicale d’Activité,

Praticiens hospitaliers de l’Unité Médicale d’Activité,

Cadre de santé co-gestionnaire du Pole,

Cadre de l’unité médicale,

Personnel médical, para médical et administratif.

Externes:

Médecins et secrétaires extra hospitaliers,

Usagers externes.

LIENS HIÉRARCHIQUES

Hiérarchie administrative:

Directeur(trice) des ressources humaines,

Attachée d’Administration Hospitalière - Responsable des secrétariats médicaux,

AMA Référente de Pole –coordinatrice.

Hiérarchie fonctionnelle:

Direction du Pôle CPR,

Chef de Service de d’oncologie,

Médecins du Service de d’oncologie,

Cadre de santé du Service d’oncologie hospitalisation et cadre de santé du service des consultations-hospitalisations de jour d’oncologie.

_Rythme de travail: _

JOUR à Amplitude : 7 H 40

Horaires: 8H20 – 16H00 ou 8h30-16h10 ou 9H20 – 17H00

_Exigences relationnelles:_

- Discrétion,

- Ecoute et disponibilité,

- Réactivité,

- Travail en équipe,

- Polyvalence,

- Adaptabilité,

_Autres:_

Secrétariat de l’hospitalisation, de l’hôpital de jour et des consultations mutualisé: équipe de quatre secrétaires médicales.

_Logiciels utilisés:_

• CROSSWAY (UNIT – RDWIN),

• WORD,

• EXCEL,

• CPAGE,

• Logiciel Archives,

• Internet et Intranet.



Profil recherché :


PRÉ REQUIS OBLIGATOIRES:

· Aisance à la saisie des comptes rendus,

· Maîtrise de la terminologie médicale,

· Savoir-être.

PRÉ REQUIS SOUHAITÉS

æ Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques, facilités d’adaptation aux nouvelles techniques.

• Maîtrise de la fonction d’accueil.

Y Connaissances associées : législation et réglementation de l’assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

æ Compétences sociales :

• Travail en équipe.

• Transmission de l’information.

•Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

• Facilités d’adaptation à la polyvalence.

• Facilités d’adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.