Au sein de la direction R&D de DELMIA, vous apporterez un soutien administratif et organisationnel au/à la Vice-Président(e) ainsi qu’à ses équipes. Véritable partenaire du management, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités, la fluidité de la communication et le bon fonctionnement de l’organisation.
Poste en CDI, basé à Vélizy Villacoublay.
Vos missions :
Dans ce poste, vous accompagnez les managers et leurs équipes au quotidien. Vous gérez les agendas, les e-mails et les appels téléphoniques, tout en assurant l’organisation complète des déplacements professionnels. Vous veillez à la bonne gestion des notes de frais et participez activement au partage des bonnes pratiques au sein de l’organisation, notamment via la plateforme 3DEXPERIENCE. Engagé(e) dans la communauté des assistant(e)s, vous contribuez à l’amélioration continue des méthodes de travail.
Vous serez également en charge de l’organisation et de la coordination d’événements internes et externes, sur site ou hors site, dans le respect des budgets alloués. Vous gérez les commandes et suivez les dépenses tout en veillant à la bonne circulation de l’information entre les différentes équipes.
Sur le plan logistique, vous accueillez les visiteurs, facilitez l’intégration des nouveaux collaborateurs et assurez la préparation des réunions : invitations, informations aux participants, réservation des salles ou des espaces de restauration. Vous veillez à signaler tout dysfonctionnement et proposez des pistes d’amélioration pour renforcer l’efficacité des processus internes.
En matière de communication, vous organisez les présentations M2/M3, rédigez les comptes rendus de réunions et suivez les actions à mettre en œuvre. Vous êtes un point de contact privilégié pour les collaborateurs, les dirigeants et les partenaires externes, et jouez un rôle central dans la circulation de l’information.
Enfin, en tant qu’Executive Assistant, vous êtes la personne de confiance du/de la Vice-Président(e). Vous facilitez la communication entre les équipes et les clients, coordonnez la préparation des présentations stratégiques et veillez au bon déroulement des échanges. Vous contribuez à la mise en place et à la diffusion de processus internes et participez à l’organisation d’événements d’envergure en lien avec les autres assistant(e)s de l’équipe.
Vos qualifications :
Titulaire d'un diplôme en Assistanat de direction.
Vous disposez d’une expérience professionnelle d’un minimum de 8 ans sur une fonction équivalente.
Vous possédez un excellent sens relationnel et savez collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés, en France comme à l’international. Organisé(e) et réactif(ve), vous gérez avec rigueur plusieurs priorités simultanément et savez évoluer dans un environnement exigeant.
Vous disposez d’une expérience confirmée dans la gestion des déplacements et des notes de frais, en conformité avec les politiques internes. Votre sang-froid et votre capacité à trouver des solutions font de vous un(e) partenaire fiable au quotidien.
À l’aise dans l’organisation de réunions et d’événements, vous savez accompagner les managers et coordonner les échanges avec les membres du comité de direction. Intègre, flexible et doté(e) d’un excellent sens du temps et des priorités, vous maîtrisez l’anglais et les outils de bureautique indispensables à un environnement international.
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