Assistant administratif site f/h

Votre mission

Gestion administrative:

• Rédiger et traiter des courriers, des mails et ou note interne en veillant à leur exactitude et leur clarté.
• Préparer des rapports, synthèse ou compte rendu à la demande des responsables ou membre des équipes FM souvent à partir de données fournies.
• Mettre à jour et concevoir des modèles documentaires pour faciliter les processus internes.
• Classer, organiser, archiver les documents papier et ou numérique dans le respect des normes et réglementation en matière de conservation des documents.
• Constituer, suivre, animer, mettre à jour les dossiers administratifs, tableaux de bord et outils de la filiale FM.
• Animer, mettre à jour et suivre les outils et plateformes à disposition.

Gestion opérationnelle :

• Planifier, organiser les réunions, événements des équipes FM.
• Rassembler, compiler ou créer puis transmettre les documents nécessaire (ordres du jours, présentations, rapports…).
• Coordonner suivre assister les déplacements professionnels ( transports, logements ...) selon les demandes émises par les responsables FM.

Gestion logistique et fournitures :

• Assurer, organiser et suivre la disponibilité des ressources Matérielles et logistiques pour le bon déroulement du fonctionnement des équipes FM dans une cadre de réduction des coûts et du gaspillage.
• Réaliser suivre et réceptionner les commandes conformément aux demandes des équipes FM validées par les collaborateurs habilités dans le respect des procédures en lien.
• Mettre en place et suivre un système de suivi des stocks.

Support comptable :

• Réaliser, suivre les bons de commandes après validation du devis par les collaborateurs habilités.
• Réceptionner les notes de frais, contrôler les justificatifs avant mise en signature auprès des collaborateurs habilités.
• Constituer, suivre, animer, mettre à jour un tableau de bord de suivi des notes de frais et des factures fournisseurs.
• Collecter, classer, archiver les tableaux de bord de facturation de l’ensemble des équipes FM.

Votre profil

De formation Bac, vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint). Votre sens de l'organisation et vos capacités rédactionnelles sont reconnus.
Mais, surtout ce sont vos qualités personnelles : sens du service, sens du contact, travail en équipe ... qui vous permettront de réussir dans cette fonction.

Votre environnement de travail

L’assistant administratif H/F est un(e) professionnel(le) polyvalent(e) chargé(e) de soutenir les activités quotidiennes des équipes FM et/ou des responsables de la filiale FM. Il/Elle assure la gestion des tâches administratives courantes, la coordination organisationnelle le suivi des dossiers et le support comptable, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur leurs missions principales.Il/ Elle est tenu(e) à une stricte obligation de confidentialité concernant les informations traitées.

Vos avantages

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